Chứng nhận ISO 9001:2015 và 10 bước đánh giá Hệ thống Quản lý Chất lượng

Chứng nhận ISO 9001 dành cho những đối tượng nào, 10 bước thủ tục tóm lược bạn cần biết. Thời gian và Chi phí mới nhất 2021. PAMV giúp gì được cho doanh nghiệp của Bạn. 

1. Chứng nhận ISO 9001 dành cho những đối tượng nào?

Điều đầu tiên bạn cần biết đó là: Tiêu chuẩn ISO 9001 là dành cho bạn

Tiêu chuẩn ISO 9001:2015 – Hệ thống quản lý chất lượng được tổ chức tiêu chuẩn hóa Quốc tế ban hành phù hợp:

• Mọi lĩnh vực hoạt động: Nông nghiệp, xây dựng, sản xuất, thương mại – Dịch vụ, y tế, giáo dục…
• Mọi loại hình doanh nghiệp: Doanh nghiệp nhà nước, doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, Công ty Cổ phần, Công ty TNHH…
• Mọi quy mô doanh nghiệp: Tập đoàn lớn, doanh nghiệp vừa và nhỏ, siêu nhỏ…

Xem thêm: Tổ chức tiêu chuẩn hóa Quốc tế ISO

2. Chứng chỉ ISO giúp gì được cho Bạn

• Có thể bạn đang băn khoăn tại sao khách hàng yêu cầu bạn đạt được giấy chứng chỉ ISO 9001.
• Bạn đang có một hồ sơ đấu thầu và nhà thầu yêu cầu ISO 9001:2015
• Hay chỉ đơn giản Bạn muốn cải thiện chất lượng sản phẩm và dịch vụ của mình cùng cấp.

Cũng giống như bạn hơn 1 triệu doanh nghiệp trên 170 Quốc Gia trên thế giới cần ISO 9001:2015. Sử dụng ISO 9001 đảm bảo mang đến cho Khách hàng chất lượng sản phẩm và dịch vụ nhất quán, ổn định. Từ đó mang lại lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp.

Xem thêm: ISO 9001 là gì và những lợi ích thiết thực cụ thể

3. Có được giấy chứng nhận ISO 9001 bằng cách nào

Có hai giai đoạn bạn có thể hiểu tóm tắt như sau

• Giai đoạn 1: Xây dựng, vận hành và áp dụng ISO 9001
• Giai đoạn 2: Đánh giá và cấp chứng chỉ ISO

Giai đoạn 1: Xây dựng, vận hành và áp dụng ISO 9001

• Bạn cần hiểu rõ các khái niệm, thuật ngữ và định nghĩa trong tiêu chuẩn ISO 9000:2015
• Hiểu rõ các yêu cầu trong tiêu chuẩn ISO: Xem các điều khoản ISO 9001

Cách thức viết quy trình ISO chuẩn mực: Hướng dẫn viết quy trình ISO khoa học và chi tiết

Giai đoạn 2: Đánh giá và cấp giấy chứng nhận ISO 9001

Mỗi tổ chức cấp giấy chứng chỉ ISO 9001 (Quốc tế hay tại Việt Nam) sẽ ban hành một quy trình đánh giá khác nhau. Nhưng tất cả đều phải tuân thủ hướng dẫn tại tiêu chuẩn ISO/IEC 17021-1:2015 – Yêu cầu đối với tổ chức đánh giá và cấp chứng nhận HTQL- Phần – Các yêu cầu.

Tư vấn ISO Quốc tế PAMV xin được tóm lược lưu đồ 10 bước đánh giá như sau:

Đăng ký chứng nhận ISO 9001

Khi doanh nghiệp bạn đã hoàn thiện việc xây dựng và vận hành ISO. Bạn hoàn toàn có thể liên hệ với các Tổ chức Chứng nhận ISO để nhận báo giá dịch vụ. Nếu chi phí và các thỏa thuận phù hợp hai bên tiến hành ký kết hợp đồng đánh giá chứng nhận.

Trường hợp chưa xây dựng và áp dụng ISO bạn có thể tham khảo các bài viết sau đây.

Tổ chức chứng nhận sẽ gửi cho doanh nghiệp 1 phiếu đăng ký (Application for Certification) với các thông tin gồm có:

• Tên tổ chức đăng ký chứng nhận;
• Địa chỉ;
• Người liên hệ;
• Tiêu chuẩn đăng ký;
• Lĩnh vực đăng ký;
• Địa điểm hoạt động ;
• Tổng số lượng nhân viên;
• Điều khoản loại trừ (nếu có).

Doanh nghiệp sẽ điền toàn bộ thông tin trong phiếu đăng ký chứng nhận ISO gửi kèm Giấy chứng nhận đầu tư/ Giấy phép đăng ký kinh doanh +  Bản mềm Sổ tay chất lượng, Quy trình tài liệu ISO…

Lưu ý: Danh sách cá tổ chức Chứng nhận ISO tại Việt nam Đăng tải trên Website của Tổng cục tiêu chuẩn đo lường Chất lượng (tcvn.gov.vn). Chứng chỉ ISO được cấp bởi tổ chức không có trong danh sách ở đó có thể bạn đang sử dụng một chứng nhận chưa hợp pháp.

Chuẩn bị đánh giá

Trường hợp thông tin đăng ký đã đầy đủ. Tổ chức chứng nhận sẽ tiến hành:

• Thành lập đoàn đánh giá đủ năng lực theo lĩnh vực dự kiến Chứng nhận.
• Đoàn đánh giá lập kế hoạch đánh giá chi tiết và gửi thông tin cho doanh nghiệp được biết.

Đánh giá chứng nhận ISO 9001

Thông thường hoạt động đánh giá chứng nhận ISO 9001 nói riêng. Và chứng nhận ISO 14001, ISO 22000… đều trải qua hai giai đoạn:

• Giai đoạn 1 (Đánh giá sơ bộ): Xem xét hệ thống tài liệu của khách hàng; sự hiểu biết về tiêu chuẩn và các yêu cầu liên quan khác; đưa ra trọng tâm cho quá trình thực hiện đánh giá giai đoạn 2.
• Giai đoạn 2 (Đánh giá Chứng nhận): Xác nhận tính hiệu lực Hệ thống quản lý của khách hàng nhằm đưa ra cơ sở để ra quyết định cấp Giấy chứng nhận.

Thời gian đánh giá chứng nhận phụ thuộc vào quy mô và số lượng nhân sự của Khách hàng. Các tổ chức chứng nhận ISO thường sử dụng hướng dẫn IAF MD5:2019 để xác định ngày công đánh giá (Audit Time).

Sau khi hoàn thiện việc đánh giá với các phát hiện đánh giá được tạo lập:

• Sự phù hợp: Sự đáp ứng một yêu cầu.
• Sự không phù hợp (NC): Sự không đáp ứng một yêu cầu.
• Khuyến nghị: Đó là những phát hiện chưa có cơ sở để kết luận là sự không phù hợp. Hoặc dựa trên kinh nghiệm của chuyên gia đánh giá đó là khuyến nghị để doanh nghiệp cải tiến.

Tài liệu liên quan: Hướng dẫn MD5  mới nhất của IAF về tính ngày công đánh giá chứng nhận ISO.

Khắc phục và thẩm tra hành động khắc phục sau đánh giá chứng nhận ISO

Với những phát hiện đánh giá là Sự không phù hợp: Doanh nghiệp cần thực hiện hành động khắc phục và gửi báo cáo hành động khắc phục cho Tổ chức Chứng nhận ISO.

Nếu không có NC nào được tạo lập thì tiến hành sang giai đoạn Cấp giấy chứng nhận ISO.

Dự thảo Chứng chỉ và quyết định cấp

Tổ chức Chứng nhận dự thảo giấy chứng nhận và gửi cho doanh nghiệp kiểm tra xác nhận thông tin bằng Email trước khi in giấy chứng nhận.

Xác nhận dự thảo

Doanh nghiệp xác nhận các thông tin trên giấy chứng nhận đặc biệt lưu ý:

• Tên doanh nghiệp.
• Địa chỉ đăng ký kinh doanh, địa điểm Chứng nhận.
• Phạm vi chứng nhận.

Tất cả các nội dung được xác nhận qua Email tránh thông tin bị sai sót.

Cấp chứng chỉ ISO 9001

Tổ Chức chứng nhận ra quyết định cấp giấy chứng nhận và công văn sử dụng dấu Chứng nhận:

• Cấp giấy chứng nhận ISO có có hiệu lực tối đa là 03 năm kể từ ngày ký.
• Doanh nghiệp sử dụng dấu Chứng nhận quảng bá trong website, hồ sơ năng lực, phương tiện truyền thông…
• Không được chuyển nhượng giấy chứng nhận cho bên thứ 3.

Thanh quyết toán chi phí

• Hai bên tiến hành thanh toán Chi phí chứng nhận theo thỏa thuận và tránh nhiệm trong hợp đồng kinh tế đã ký.
• Tổ chức Chứng nhận trao Chứng chỉ và xuất hóa đơn tài chính hợp lệ cho doanh nghiệp.

Đánh giá giám sát duy trì chứng nhận ISO

Trong thời hạn hiệu lực của của giấy chứng nhận. Hàng năm (12 tháng/1 lần) Tổ chức Chứng nhận sẽ tiến hành đánh giá giám sát định kỳ.

Đánh giá chứng nhận lại và đánh giá đặc biệt

Trước khi giấy chứng nhận hết hiệu lực 3 năm. Tổ chức Chứng nhận tiến hành đánh giá chứng nhận lại và cấp mới giấy chứng nhận cho doanh nghiệp.

Trong suốt chu kỳ Chứng nhận, nếu doanh nghiệp có nhu cầu đánh giá mở rộng phạm vi chứng nhận hoặc thu hẹp phạm vi Chứng nhận. Tổ chức chứng nhận sẽ tiến hành đánh giá như thủ tục đánh giá giám sát.

4. Chứng nhận ISO 9001- Thời gian và chi phí như thế nào

Đây luôn là câu hỏi mà 90% các doanh nghiệp cần làm rõ khi lựa chọn Tổ chức tư vấn – Chứng nhận ISO 9001

Thời gian cấp giấy chứng nhận ISO 9001:2015

Không có một khoảng thời gian ước lượng chính xác là bao lâu nhưng:

• Bạn đã áp dụng ISO xong giai đoạn 1 và chỉ cần đánh giá cấp chứng chỉ: Có thể chỉ mất 07-10 ngày sau ngày đánh giá chính thức. Thời gian sẽ rất nhanh chóng nếu bạn lựa chọn tổ chức chứng nhận thủ tục không rườm rà.
• Bạn đang bắt đầu cho giai đoạn 1 nhưng vẫn cần quan tâm tiến độ: Nếu quy mô nhỏ và phạm vi hẹp thời gian sẽ được rút gọn.

Chi phí chứng nhận ISO là bao nhiêu

Báo giá dựa vào việc tính ngày công của

• Chi phí tư vấn (đào tạo và xây dựng hệ thống tài liệu, đào tạo đánh giá viên nội bộ…)
• Chi phí ngày công chuyên gia đánh giá + chi phí đi lại và thẩm xét cấp chứng chỉ

Xem thêm: Hoạch toán chi phí chứng nhận.

PAMV vẫn luôn khuyến nghị khách hàng rằng ngoài thời gian và chi phí: Hãy quan tâm thêm tính hợp pháp của Giấy Chứng chỉ ISO 9001 đạt được và những lợi ích khi áp dụng một phần ISO trong công việc của Bạn.

5. PAMV cung cấp dịch vụ Tư vấn chứng nhận ISO 9001

Đội ngũ chuyên gia của PAMV có năng lực và kinh nghiệm:

• 100% hoàn thành các khóa đào tạo chuyên gia đánh giá trưởng ISO 9001, ISO 14001, ISO 22000…
• Kinh nghiệm công tác lớn hơn 05 năm cho mỗi tiêu chuẩn.
• Đã từng làm việc trong các tổ chức Chứng nhận nên Chúng tôi thấu hiểu những khó khăn mà doanh nghiệp gặp phải khi áp dụng ISO.

Khách hàng tiêu biểu chuyên gia PAMV đã từng tư vấn ISO 9001:2015

Xem thêm: Tư vấn ISO 9001:2015; Chi phí chứng nhận ISO.