Điều khoản 5.2 tiêu chuẩn ISO 9001:2015 – Chính sách: Phải có thông tin dạng văn bản về Chính sách. Mẫu chính sách Chất lượng cho doanh nghiệp.
Nội dung bài viết
1. Chính sách chất lượng là gì?
Mỗi một doanh nghiệp có những con đường riêng (Chính sách) để hướng tới thành công của Tổ chức (Mục tiêu ): Lợi nhuận và thị phần…
- Doanh nghiệp A:: Giá thành luôn rẻ nhất thị trường;
- Doanh nghiệp B: Giao hàng đúng hẹn;
- Doanh nghiệp C: Không có sản phẩm lỗi đến tay người tiêu dùng;
- Còn doanh nghiệp của bạn đang lựa chọn chính sách gì?
Kết luận: Chính sách về chất lượng giống như một con đường. Phụ thuộc vào nguồn lực và định hướng của mỗi doanh nghiệp mà họ sẽ lựa chọn.
2. yêu cầu của tiêu chuẩn đối với Chính sách
2.1 Thiết lập chính sách (Điều khoản 5.2.1)
Lãnh đạo cao nhất phải thiết lập, thực hiện và duy trì chính sách:
a) Phù hợp với mục đích, bối cảnh của tổ chức và hỗ trợ định hướng chiến lược của tổ chức
Lý giải: Đây chính là đầu vào cho việc xây dựng Chính sách. Như đã nói ở phần 1, mỗi tổ chức sẽ có định hướng chiến lược khác nhau. Nên không ai khác thay thế lãnh đạo cao nhất hiểu rõ vấn đề này.
Với mỗi bối cảnh của tổ chức (Điều khoản 4.1) khác nhau, tổ chức cũng cần xem xét và đưa ra hành động: Chính sách có cần thay đổi hay không.
Ví dụ:
- Chính sách về chất lượng năm 2015: Tập trung nâng cao năng lực sản xuất đáp ứng nhu cầu thị trường.
- Chính sách về chất lượng năm 2021: Đa dạng hóa sản phẩm đáp ứng thị hiếu của người tiêu dùng.
b) Đưa ra khuôn khổ cho việc thiết lập Mục tiêu chất lượng
Lý giải: Chính sách là đầu vào cho việc xây dựng mục tiêu chất lượng. Nếu chính sách là con đường thì mục tiêu chính là đích đến. Nếu bạn đang bị lệch khỏi con đường, có nghĩa là mục tiêu của bạn có thể không đạt như kỳ vọng.
Ví dụ:
- Chính sách: Tập trung nâng cao năng lực sản xuất đáp ứng nhu cầu thị trường.
- Mục tiêu năm 2021: Năng lực sản xuất tăng 30% (sản lượng tăng 30%) so với năm 2014.
c) Bao gồm việc cam kết thỏa mãn các yêu cầu được áp dụng
Lý giải: Đầu vào cho việc xây dựng chính sách đến từ nhu cầu và mong đợi các bên quan tâm (Điều khoản 4.2). Nếu chính sách không hướng đến việc cam kết thỏa mãn các yêu cầu của khách hàng hay luật định và chế định, tổ chức có thể xao nhãng và quên đi nghĩa vụ của mình là gì đối với các bên quan tâm.
Ví dụ:
- Cam kết tiếp nhận, giải quyết mọi khiếu nại của khách hàng về sản phẩm và dịch vụ;
- Cam kết tuân thủ công bố chất lượng sản phẩm theo quy định pháp luật liên quan.
d) Đưa ra cam kết cải tiến liên tục Hệ thống quản lý chất lượng
Lý giải: Chu trình PDCA là một trong những giá trị cốt lõi của tiêu chuẩn, cụ thể hơn đó là tinh thần cải tiến liên tục.
- Chính sách ngày hôm qua chưa chắc ngày hôm nay đã còn phù hợp.
- Từng chỉ tiêu cho Mục tiêu chất lượng (xây dựng dựa trên khuôn khổ Chính sách) cũng phải cải tiến để doanh nghiệp không dậm chân tại chỗ.
2.2 Trao đổi thông tin về chính sách (Điều khoản 5.2.2)
a) Sẵn có và được duy trì bằng thông tin dạng văn bản
Lý giải: Như vậy Chính sách phải tồn tại ở dạng văn bản và thông thường sẽ quan sát thấy tại:
- Một tấm biển: Ngay tại cổng công ty, phòng họp, hay được in ra dán trực tiếp tại các phòng ban.
- Giao diện tại trang chủ Website của Công ty.
b) Được truyền đạt, thấu hiểu và thực hiện trong tổ chức
Lý giải: Để chính sách được truyền đạt, thấu hiểu (xem các biện pháp tại phần a điều khoản này). Hoặc thông qua các hoạt động lồng ghép với đào tạo nội bộ nhân viên mới, đào tạo định kỳ…
Thấu hiểu không có nghĩa là đọc rõ từng câu chữ trong chính sách: mà chỉ cần nhân sự trong tổ chức hiểu được rằng công việc của mình sẽ ảnh hưởng như thế nào tới chính sách của tổ chức.
Ví dụ chính sách của Công ty: Không để sản phẩm lỗi tới tay người tiêu dùng.
- Bộ phận sản xuất hiểu rằng cần chú ý thao tác sản xuất để hạn chế tối đa sai sót lỗi công đoạn.
- Bộ phận QC hiểu rằng cần tuân thủ thủ tục kiểm tra chất lượng sản phẩm để hạn chế hàng lỗi nhập kho thành phẩm.
Để thấu hiểu chính sách trong tổ chức: Một khẩu hiệu xúc tích 5-10 từ (Slogan) ngay tại bảng tin hoặc in trên thẻ nhân viên sẽ giúp ích cho tổ chức bạn.
c) Sẵn có cho các bên quan tâm liên quan, khi thích hợp
Cách thực hiện như phần a điều khoản 5.2.2 là một hướng dẫn thường thấy cho mỗi tổ chức.
3. Mẫu chính sách chất lượng
Lưu ý: Trong tiêu chuẩn yêu cầu cam kết cải tiến liên tục không có nghĩa là bắt buộc trong Chính sách phải có cụm từ “cải tiến liên tục”.
Hành động cải tiến liên tục được thể hiện trong các thủ tục được sửa đổi qua các phiên bản, các hành động khắc phục thực hiện cho các điểm không phù hợp. Việc thiết lập mục tiêu thay đổi qua các giai đoạn khác nhau…
Xem thêm: Điều khoản 5.3 – Vai trò trách nhiệm và quyền hạn trong tổ chức; Điều khoản 6.2 – Mục tiêu chất lượng và hoạch định để đạt được mục tiêu.
