Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015 là gì. Lịch sự phát triển của tiêu chuẩn; Bộ tiêu chuẩn ISO 9001; Lợi ích thực sự khi áp dụng ISO.
Nội dung bài viết
1. ISO 9001:2015 là gì?
a. Chất lượng
Có rất nhiều quan điểm khác nhau về chất lượng, nhưng trong bài viết này Chúng ta sẽ cùng tiếp cận khái niệm theo tiêu chuẩn ISO.
Chất lượng: Mức độ của một tập hợp các đặc tính vốn có của một đối tượng đáp ứng các nhu cầu và mong đợi. Hay gọi một cách đơn giản đó là “Mức độ đáp ứng sự thỏa mãn của khách hàng”.
Lý giải điều này: Nhu cầu và mong đợi của khách hàng mà mỗi doanh nghiệp hướng đến là khác nhau. Đánh giá chất lượng nên và chỉ nên được thực hiện bởi hệ quy chiếu “Khách hàng của bạn là ai? ”.
Ví dụ: Chiếc Iphone Model 13 sẽ chất lượng hơn chiếc điện thoại Nokia đời cổ 110i. Hầu hết chúng ta sẽ đồng ý với nhau là như vậy nhưng:
- Đối với người cao tuổi thì chất lượng của chiếc điện thoại họ mong muốn là gì: Dễ sử dụng, chỉ cần nghe gọi hay là công nghệ 4.0 phát triển?
b. Hệ thống quản lý
Khái niệm hệ thống quản lý: Tập hợp các yếu tố có liên quan hoặc tương tác lẫn nhau của tổ chức để thiết lập chính sách, mục tiêu và các quá trình để đạt được các mục tiêu đó.
c. Hệ thống quản lý chất lượng – ISO 9001:2015
Hệ thống quản lý chất lượng: Tập hợp các hoạt động nhằm định hướng và kiểm soát một tổ chức hướng đến mục tiêu về Chất lượng.
Ví dụ: Chúng ta muốn con trẻ hằng ngày đánh răng vào buổi tối trước khi đi ngủ.
- Mục tiêu: Giữ răng của con chắc khỏe.
- Định hướng: Dặn con 21h cần phải đánh răng.
- Kiểm soát: Mỗi tối đều nhắc nhở và hỗ trợ con việc thực hiện đánh răng.
Lý giải: Với một mục tiêu mà doanh nghiệp đã xác định. Ví dụ “Không để giao hàng trễ hạn”. Tập hợp các hoạt động chính (mua nguyên liệu, kiểm soát quá trình sản xuất, theo dõi tiến độ, quản lý Logistic…) cần tương tác và hỗ trợ với nhau để hướng đến mục tiêu đã hoạch định.
⇒ Chủ đề liên quan: ISO là gì
2. Lịch sử phát triển của tiêu chuẩn ISO 9001
- Tính từ thời điểm sơ khai của tiêu chuẩn: Bộ quốc phòng Mỹ thiết lập hệ thống MIL-Q9858 năm 1956;
- Tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế (ISO) chấp thuận bộ tiêu chuẩn BS 5750 của viện Tiêu chuẩn Anh (BSI) phiên bản đầu tiên 1994;
- Soát xét lần 2 ngày 15/12/2000;
- Soát xét lần 3 ngày 15/11/2008;
- Soát xét phiên bản lần 4 ngày 15/09/2015 Phiên bản ISO 9001:2015 mới nhất.
3. Bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2015 bao gồm
a. ISO 9000:2015
Tên gọi: Hệ thống quản lý chất lượng – Cơ sở và từ vựng
Nội dung:
Mục đích: Giải thích các thuật ngữ và định nghĩa dành cho tiêu chuẩn.
b. ISO 9001:2015
Tên gọi: Hệ thống quản lý chất lượng – Các yêu cầu.
Mục đích: Đưa ra các yêu cầu doanh nghiệp cần đáp ứng khi tuyên bố phù hợp tiêu chuẩn.
- Phạm vi áp dụng.
- Tài liệu viện dẫn.
- Thuật ngữ và định nghĩa.
- Bối cảnh của tổ chức.
- Sự lãnh đạo.
- Hoạch định.
- Hỗ trợ.
- Thực hiện.
- Đánh giá kết quả thực hiện.
- Cải tiến.
c. ISO 9002:2016
Tên gọi: Hệ thống quản lý chất lượng – Hướng dẫn áp dụng ISO 9001:2015
Mục đích: Giải thích rõ hơn các yêu cầu trong điều khoản ISO 9001. Đưa ra gợi ý các lựa chọn để doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu của tiêu chuẩn.
Xem thêm: Hướng dẫn tự áp dụng ISO
d. ISO 9004:2018
Tên gọi: Quản lý chất lượng – Chất lượng của tổ chức- Hướng dẫn để đạt được thành công bền vững.
Mục đích: Tiêu chuẩn này đưa ra hướng dẫn cho các tổ chức để đạt được thành công bền vững trong một môi trường phức tạp. Đòi hỏi và luôn thay đổi, có tham khảo các nguyên tắc quản lý chất lượng được nêu trong ISO 9000:2015. Khi được áp dụng một cách đầy đủ, các nguyên tắc quản lý chất lượng có thể cung cấp một cơ sở thống nhất cho các giá trị và chiến lược của tổ chức.
e. ISO 19011:2018
Tên gọi: Hướng dẫn đánh giá các hệ thống quản lý
Nội dung: Tiêu chuẩn này đưa ra hướng dẫn đánh giá các hệ thống quản lý. Bao gồm:
- Các nguyên tắc đánh giá.
- Quản lý chương trình đánh giá.
- Tiến hành các cuộc đánh giá hệ thống quản lý.
- Hướng dẫn về đánh giá năng lực của các cá nhân tham gia vào quá trình đánh giá.
Mục đích:
- Hướng dẫn đánh giá bên thứ nhất (đánh giá nội bộ).
- Hướng dẫn đánh giá của bên thứ hai (Đánh giá của nhà cung cấp bên ngoài, bên quan tâm).
- Hướng dẫn đánh giá bên thứ 3 (Đánh giá chứng nhận/ công nhận).
⇒ Xem thêm: Thủ tục đánh giá chứng nhận ISO
4. Lợi ích của ISO 9001
Chúng tôi luôn nhận được câu hỏi: Doanh nghiệp sẽ nhận được lợi ích thực sự gì khi áp dụng ISO?
Phần trả lời câu hỏi đó được thực hiện sau khi hoàn thành đào tạo: Nhận thức chung về tiêu chuẩn ISO 9001:2015 là gì.
⇒ Khóa đạo tào nhận thức chung về tiêu chuẩn ISO: Tại đây
Chúng ta cùng bắt đầu đi vào một số lợi ích khi áp dụng ISO 9001 dưới đây:
a. ISO 9001 giúp mô tả và phân công công việc rõ ràng
Chúng tôi đã hỏi rằng: Hiện tại Anh/ chị đang đảm nhiệm những công việc gì tại vị trí công việc này.
- Và không ít hơn một lần nhận được câu trả lời: Tôi làm nhiều việc lắm (hỗ trợ Sếp công việc A, giúp bộ phận hành chính công việc B…). Vậy công việc chuyên môn của Anh là gì?
- Rất nhiều công việc các bộ phận còn dẫm chân lên nhau, hoặc có những công việc gọi là: việc chung nhưng không ai là người chịu trách nhiệm.
Việc đầu tiên chúng tôi khuyến nghị: Công ty nên bắt đầu bằng việc xây dựng bản mô tả công việc từng vị trí và được lãnh đạo cao nhất phê duyệt.
b. Áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 giúp kiểm soát thông tin dạng văn bản
Kiểm soát tài liệu:
- Bạn có ngạc nhiên không nếu nhìn thấy có 1 bản hướng dẫn công việc của bộ phận A. Nhưng khi hỏi hiệu lực của văn bản này nhận được câu trả lời rằng nó đã không còn giá trị sử dụng. Những gì sẽ gặp phải nếu có một nhân viên mới làm theo hướng dẫn đã không còn đúng nữa?
Khi xây dựng và áp dụng ISO: Bắt buộc rằng việc tạo lập và lưu trữ các tài liệu phải được kiểm soát. Những tài liệu không còn giá trị sử dụng sẽ được hủy bỏ và có dấu hiệu nhận biết.
Kiểm soát hồ sơ:
- Anh vui lòng tìm giúp tôi hồ sơ sản xuất của ngày 15/09/2020: Và chúng tôi đã uống xong cốc cafe để nhận được hồ sơ mà anh nhân viên bộ phận sản xuất tìm thấy trong tủ hồ sơ lộn xộn.
- Hình như nó cũng bị thiếu Maket cho lô hàng này đúng không Anh. Vâng tôi đã tìm rồi nhưng có lẽ nó bị thất lạc vào đâu đó.
Khuyến nghị: Chúng ta có thể lập 1 danh mục các hồ sơ thường có trong 1 file (hồ sơ sản xuất). Sau đó sắp xếp chúng theo thứ tự thời gian và đưa vào các BÌA CÒNG có đánh số. Ngoài ra bạn có thể tạo 1 file excel theo dõi các hồ sơ đó ( cột thông tin bao gồm số thứ tự hồ sơ và vị trí lưu hồ sơ).
c. Áp dụng ISO 9001 giúp thực hiện công việc có mục tiêu được theo dõi và đo lường
- Thưa anh, mục tiêu năm nay của bộ phận A là tăng doanh thu và năng cao năng lực cán bộ nhân viên.
- Năm nào lãnh đạo cũng nghe được kế hoạch mục tiêu năm là như vậy của các bộ phận. Chắc chắn lãnh đạo sẽ không hài lòng. Và không có cơ sở cuối năm đánh giá các bộ phận đã hoàn thành được bao nhiêu % mục tiêu đã hoạch định.
Tiêu chuẩn ISO 9001:2015 đã đưa ra một số yêu cầu:
- Tổ chức phải thiết lập mục tiêu chất lượng ở các cấp và bộ phận chức năng thích hợp.
- Mục tiêu phải nhất quán với chính sách, đo lường được, theo dõi và cập nhật.
- Mục tiêu cần chỉ ra các việc cần làm, nguồn lực cần có, thời gian hoàn thành, người chịu trách nhiệm và kết quả được đánh giá.
Ngoài ra còn rất nhiều lợi ích khác mà doanh nghiệp sẽ nhận được khi áp dụng ISO: Kiểm soát quá trình mua hàng, kiểm soát máy móc và thiết bị, kiểm soát quá trình sản xuất và cung cấp dịch vụ, tiếp nhận và giải quyết khiếu nại của khách hàng…
Chính bởi việc cải tiến trong từng hoạt động của tổ chức. Mà bức tranh tổng thể doanh nghiệp sẽ đạt được lợi ích khi áp dụng ISO 9001:
- Nâng cao hiệu quả công việc;
- Đáp ứng yêu cầu của khách hàng và các bên quan tâm;
- Tạo được lợi thế cạnh tranh.
