Chu trình P-D-C-A là gì và ứng dụng của vòng tròn Deming trong công việc của bạn

P-D-C-A là gì. Lịch sử phát triển của chu trình Lập kế hoạch – Thực hiện – Kiểm tra – Hành động tại Nhật Bản. Ứng dụng rộng rãi như một phương pháp quản lý tinh gọn và trong tiêu chuẩn ISO?

1.  Lịch sự hình thành và phát triển của PDCA

Trước khi đi vào giải thích P-D-C-A là gì. Chúng ta có thể đã đọc ở đâu đó Deming là người xây dựng ra nó? Nhưng nguồn gốc chính xác của chu trình này như thế nào.

1.1 Lịch sử phát triển

Trong bài viết về sự phát triển của vòng tròn Deming (tên gọi quen thuộc của người Nhật). Moen và Norman đã gửi tới Hội nghị mạng lưới Châu Á tại Tokyo năm 17 tháng 09 năm 2009.

Xem thêm nguồn bài viết: Lịch sử phát triển PDCA

• Nhà thiên văn học Galileo (1564 – 1642) và nhà triết học Francis Bacon là cội nguồn tư tưởng và suy nghĩ cho quá trình phát triển vòng tròn Deming. 
• Charles Peirce và William James xây dựng nên chủ nghĩa thực dụng tại Mỹ. Lewis phát triển ý tưởng của những người đi trước nhằm tăng cường ảnh hưởng của chủ nghĩa thực dụng.
• Shewhart đã mô tả 3 bước quá trình: Đặc biệt kỹ thuật, sản xuất và kiểm tra phải đi theo đường tròn chứ không phải đường thẳng. Kết quả của quá trình này sẽ tạo ra tri thức một cách khoa học phục vụ cho phát triển.

• Deming đã đưa ra sửa đổi vòng tròn Shewhart tại hội thảo liên minh các nhà khoa học và kỹ sư Nhật Bản (JUSE) năm 1950 thành 4 bước: Thiết kế, sản xuất, Bán hàng và thiết kế lại (Design – Product – Sell – Redesign). Đó chính là vòng tròn P-D-S-A.

Và người Nhật đã sửa đổi nó năm 1951

• P-D-C-A (Plan – Do – Check- Act): Là phương pháp quản lý trong kinh doanh để kiểm soát và cải tiến liên tục các quy trình và sản phẩm – Dịch vụ. Với cái tên gọi quen thuộc là Chu trình Deming.

Tiến Sỹ Ishikawa đã sửa đổi lại chu trình này bao gồm

1.2 Lời khẳng định của Deming

• Trong bản ghi của GAO về cuộc thảo luận bàn tròn với tiến sỹ Deming ngày 19 tháng 08 năm 1980: PDCA và PDSA không liên quan đến nhau.
• Bức thư của Ông khi gửi cho Moen ngày 17 tháng 11 năm 1990 cũng đã khẳng định điều đó một lần nữa.

Kết luận:

• Người Nhật đã phát triển P-D-C-A dựa trên kết quả cuộc hội thảo của Deming năm 1950. Và nó không thay đổi suốt thời gian qua.
• Deming xây dựng PDSA và nó đã được sửa đổi từ năm 1986 đến 1993.

2. Ý nghĩa của vòng tròn PDCA là gì

2.1 Tích cực của PDCA

Công cụ cải tiến hiệu quả công việc

Chính bởi quá trình lặp đi và lặp lại của từng công việc trong đó: lập kế hoạch, quá trình thực hiện, kiểm tra và hành động cải tiến. Mà hiệu quả công việc sẽ được thay đổi sau mỗi chu kỳ.

Ví dụ: Anh nhân viên mới đi làm buổi đầu tiên từ nhà tại quận A đến công ty tại quận B. Nhà anh cách Công ty 10 km.

• Lần 1: Anh dự tính rằng đi bằng xe máy với tốc độ 30km/ giờ. Như vậy anh cần 20 phút để di chuyển, anh quyết định ra khỏi nhà lúc 7h35p để đến công ty lúc 7h55p. Nhưng kết quả buổi đầu tiên là anh đến công ty chậm 15 phút do kẹt xe vì thời gian đó mọi người ra đường bắt đầu đi làm.
• Lần 2: Rút kinh nghiệm lần 1, Anh quyết định đi từ 7h15p và đúng như dự kiến. Anh đã đến công ty sớm hơn 25 phút.
• Lần 3: Anh đến sớm hơn 25 phút nhưng đi từ 7h20p do anh phát hiện ra một con đường đi gần hơn 2 lần đầu.

Trong công việc cũng vậy. Mỗi một hành động đánh giá lại hiệu quả công việc. Bạn sẽ rút ra được kinh nghiệm thực tế và sửa đổi một kế hoạch hoàn chỉnh hơn.

Giảm thiểu rủi ro

• Chu trình được thiết kế để xác định các lỗi và nhầm lẫn trong quá trình. Phân tích chúng, kiểm tra các cải tiến và lặp lại khi cần thiết. Bằng cách này, các vấn đề không tiếp tục xảy ra và gây ra tổn thất cho doanh nghiệp của bạn. 
• Rủi ro cũng được giảm thiểu vì P-D-C-A cung cấp một cách tuyệt vời để thay đổi được thử nghiệm trên quy mô nhỏ trước khi được thực hiện trên toàn công ty.

Tạo ra lợi thế cạnh tranh

Chính bởi cải tiến được hiệu quả từng quá trình trong: sản xuất- cung cấp dịch vụ…. Nâng cao được sự hài lòng của khách hàng mà doanh nghiệp bạn sẽ vượt trội hơn so với đối thủ. Ngược lại nếu bạn luôn bằng lòng với chính mình thì đó sẽ là dấu hiệu của một sự tụt lùi ngay tại thời điểm đó.

2.2 Thách thức của PDCA

Tuy tạo ra lợi thế không nhỏ dành cho doanh nghiệp của bạn nhưng chu trình Deming cũng mang lại không ít khó khăn:

• Thách thức mọi cá nhân đều tham gia vào chu trình. Như vậy văn hóa doanh nghiệp của bạn phải giải quyết được bước đầu này nếu muốn đạt hiệu quả. Nếu một bộ phận nào đó không tham gia, rất có thể bạn sẽ thất bại.
• Hoạt động cải tiến liên tục cần trải qua 4 bước và nhiều chu kỳ khác nhau. Có nghĩa là sẽ cần nhiều thời gian hơn để mang lại hiệu quả. Nếu bạn muốn có kết quả tức thì P-D-C-A không phải là một lựa chọn phù hợp.

3. Thực hiện P-D-C-A như thế nào

3.1 Plan (Lập kế hoạch)

Đây là giai đoạn đầu tiên của cả chu trình. Việc lập kế hoạch cũng rất quan trọng, nó giống như việc bạn phải lựa chọn một con đường để dẫn tới thành công. Nếu việc lập kế hoạch tốt, sẽ là hoa tiêu chỉ đường cho các giai đoạn sau. Đối với giai đoạn này bạn cần trả lời các câu hỏi sau:

• Vấn đề quan trọng cần giải quyết là gì?
• Cần những nguồn lực nào để thực hiện và chúng ta đang có những nguồn lực nào?
• Cần xử lý những công việc gì để giải quyết được vấn đề dựa trên tài nguyên hiện có?
• Đầu ra mong muốn của từng quá trình là gì.  Mục tiêu cụ thể của kết quả cuối cùng cần đạt được?

Kế hoạch cũng cần được thảo luận và đưa ra phương án cuối cùng trước khi chuyển sang giai đoạn 2.

3.2 Do (Thực hiện)

Trước tiên những người trong tổ chức (nhóm) cần hiểu rõ công việc của họ là gì. Và đào tạo nếu như cần thiết trước khi họ thực hiện công việc. Đánh giá tay nghề, phỏng vấn kỹ năng cũng là cách thức để xác nhận sự sẵn sàng.

Tiếp sau đó Bạn cần thực hiện những công việc ở giai đoạn 1 trong môi trường có kiểm soát. Đối với những điểm trọng yếu (quan trọng), bạn cần có hành động để xác nhận kết quả như dự kiến. Nếu có thể bạn cần lưu giữ hồ sơ, thông tin để phục vụ cho giai đoạn tiếp theo.

3.3 Check (Kiểm tra)

Để xác định hiệu lực và hiệu quả của các công việc đã thực hiện bạn cần có hành động kiểm tra. Các hành động kiểm tra đo lường cần tập trung vào:

• So sánh đầu ra đạt được so với kế hoạch dự kiến.
• Nhìn nhận những tồn tại, khuyết điểm để đưa ra quyết định sửa đổi trong tương lai.
• Tìm ra nguyên nhân gốc rễ của các vấn đề nêu trên để đưa ra phương án phù hợp.

3.4 Act (Hành động)

Dựa trên kết quả đo lường kiểm tra đưa ra hành động thích hợp:

• Duy trì và phát huy những gì đã đạt được.
• Sửa đổi và khắc phục các vấn đề còn tồn tại.

Lúc này bạn có thể chuẩn bị bắt đầu để lập lại một kế hoạch đã chuẩn hóa. Hãy cố gắng nhắc nhở các nhân sự những vấn đề đã được rút kinh nghiệm trong chu kỳ trước đó.

Kết luận: P-D-C-A là một phương pháp quản lý tinh gọn áp dụng phổ biến trong các doanh nghiệp sản xuất nói riêng và cả ngành dịch vụ. Chu trình này cũng là một trong những giá trị cốt lõi mà Tổ chức tiêu chuẩn hóa đưa vào các tiêu chuẩn ISO. Mặc dù các tiêu chuẩn ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001… đều có 10 điều khoản nhưng gói gọn lại 4 nội dung chính : Lập kế hoạch – Thực hiện – Kiểm tra – Hành động cải tiến.

Xem thêm: Chứng nhận ISO 9001:2015 ; Hỏi đáp của bạn đọc