5S là gì?

5S là một phương pháp tổ chức không gian làm việc sao cho an toàn, hiệu quả và hiệu quả. Mục tiêu của 5S là tạo ra một môi trường sạch sẽ, gọn gàng cho phép mọi người làm công việc của họ mà không mất thời gian, đồng thời giảm nguy cơ thương tích.

I. Lịch sử hình thành 5S

Môi trường làm việc là yếu tố định hình cách làm việc, tâm trạng và cả hiệu suất công việc. Để cải tiến môi trường làm việc, phương pháp 5S đã ra đời. 5S được áp dụng thành công đầu tiên ở Nhật Bản. Phương pháp này tạo ra môi trường tiện lợi, sạch sẽ, gọn gàng, khoa học cho doanh nghiệp .

5S áp dụng đầu tiên tại Toyota ở Nhật Bản. Với nguyên tắc lấy con người làm trọng tâm phát triển, 5S đang dần phổ biến tại Việt Nam. Những lợi ích to lớn từ 5S mang lại tạo ra các hiệu quả tức thì, xây dựng hình ảnh công ty hiệu quả mà tốn ít kinh phí.

5S còn được áp dụng ở rất nhiều công ty như CNC VINA, công ty Điện lực Sơn La, công ty Scavi Huế… Tìm hiểu xem 5S là gì, các bước thực hiện 5S để có thể áp dụng thành công là điều cần thiết với mọi doanh nghiệp hiện nay.

II. 5S là gì?

5S là một hệ thống tổ chức không gian để công việc có thể được thực hiện hiệu quả, hiệu quả và an toàn. Hệ thống này tập trung vào việc đặt mọi thứ thuộc về nơi nó thuộc về và giữ cho nơi làm việc sạch sẽ, giúp mọi người thực hiện công việc của mình dễ dàng hơn mà không mất thời gian hoặc có nguy cơ bị thương.

Năm từ trong 5S đại diện cho năm bước để hoàn thành mục tiêu này. Chúng được sắp xếp, thiết lập, tỏa sáng, tiêu chuẩn hóa và duy trì dựa trên các từ gốc tiếng Nhật:  seiri, seiton, seiso, seiketsu và shitsuke .

1: SERI/ Sàng lọc (S1)

 Là xem xét, phân loại, chọn lựa và loại bỏ những thứ không cần thiết tại nơi làm việc. Mọi thứ (vật dụng, thiết bị, nguyên vật liệu, đồ dùng hỏng…) không/chưa liên quan, không/chưa cần thiết cho hoạt động tại một khu vực sẽ phải được tách biệt ra khỏi những thứ cần thiết sau đó loại bỏ hay đem ra khỏi nơi sản xuất. Chỉ có đồ vật cần thiết mới để tại nơi làm việc. S1 thường được tiến hành theo tần suất định kì.

2: SEITON/ Sắp xếp (S2)

 Sắp xếp là hoạt động bố trí các vật dụng làm việc, bán thành phẩm, nguyên vật liệu, hàng hóa… tại những vị trí hợp lý sao cho dễ nhận biết, dễ lấy, dễ trả lại. Nguyên tắc chung của S2 là bất kì vật dụng cần thiết nào cũng có vị trí quy định riêng và kèm theo dấu hiệu nhận biết rõ ràng. S2 là hoạt động cần được tuân thủ triệt để.

 Sắp xếp là hoạt động bố trí các vật dụng làm việc, bán thành phẩm, nguyên vật liệu, hàng hóa… tại những vị trí hợp lý sao cho dễ nhận biết, dễ lấy, dễ trả lại. Nguyên tắc chung của S2 là bất kì vật dụng cần thiết nào cũng có vị trí quy định riêng và kèm theo dấu hiệu nhận biết rõ ràng. S2 là hoạt động cần được tuân thủ triệt để.

3: SEISO/ Sạch sẽ (S3)

 Là giữ gìn vệ sinh tại nơi làm việc, máy móc, thiết bị, dụng cụ làm việc hay các khu vực xung quanh nơi làm việc để đảm bảo môi trường, mỹ quan tại nơi làm việc. S3 cũng là hoạt động cần được tiến hành định kì.

4: SEIKETSU/ Săn sóc (S4)

 Săn sóc được hiểu là việc duy trì định kì và chuẩn hóa 3S đầu tiên (Seri, Seiton và Seiso) một cách có hệ thống. Để đảm bảo 3S được duy trì, người ta có thể lập nên những quy định chuẩn nêu rõ phạm vi trách nhiệm 3S của mỗi cá nhân, cách thức và tần suất triển khai 3S tại từng vị trí. S4 là một quá trình trong đó ý thức tuân thủ của CBCNV trong một tổ chức được rèn rũa và phát triển.

5: SHITSUKE/ Sẵn sàng (S5)

  Là tạo thói quen tự giác tuân thủ nghiêm ngặt các qui định tại nơi làm việc. Sẵn sàng được thể hiện ở ý thức tự giác của người lao động đối với hoạt động 5S. Các thành viên đều nhận thức rõ tầm quan trọng của 5S, tự giác và chủ động kết hợp nhuần nhuyễn các chuẩn mực 5S với công việc để đem lại năng suất công việc cá nhân và năng suất chung của Công ty cao hơn.

III. Lợi ích của chương trình 5S

Các lợi ích thu được từ việc thực hiện chương trình 5S bao gồm:

• Cải thiện an toàn
• Tính khả dụng của thiết bị cao hơn
• Tỷ lệ sai sót thấp hơn
• Giảm giá thành
• Tăng khả năng sản xuất nhanh nhẹn và linh hoạt
• Cải thiện tinh thần của nhân viên
• Sử dụng tài sản tốt hơn
• Nâng cao hình ảnh doanh nghiệp đối với khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên và ban quản lý

IV. Các bước áp dụng 5S trong doanh nghiệp

Để thực hiện một chương trình 5S, đầu tiên cần xây dựng một kế hoạch thực hiện bao gồm các bước:

Bước 1: Chuẩn bị và khởi động 5S

Chuẩn bị và khởi động 5S Cần ghi nhớ rằng “90% sự thành công chính là ở công tác chuẩn bị, nếu công tác này không tốt thì đồng nghĩa với sự thất bại”. Trong phần này, cần chuẩn bị cho hoạt động 5S với các nội dung sau:

• Thành lập ban ban chỉ đạo và thực hiện 5S
• Chỉ định người có trách nhiệm chính về hoạt động 5S
• Xây dựng sơ đồ mặt bằng và phân công trách nhiệm
• Đào tạo về 5S

Tài liệu chia sẻ: Mẫu quyết định thành lập ban 5S

Chuẩn bị các dụng cụ và hoạt động khởi động 5S bao gồm:

• Thông báo chính thức của lãnh đạo cao nhất
• Thực hiện tổng vệ sinh toàn công ty

Bước 2: Thực hiện SEIRI, SEITON, SEISO, SEIKETSU, SHITSUKE HÀNG NGÀY

SEIRI

Nhận diện những thứ cần thiết và những thứ không cần thiết tại gemba (nơi làm việc của mình) bằng cách trả lời câu hỏi:

• Cái gì cần?
• Số lượng cần thiết của chúng là bao nhiêu?
• Khi nào thì cần đến chúng?

Sử dụng nguyên tắc sau để phân loại

Sử dụng thẻ đỏ để đánh dấu những vật dụng chưa xác định được có cần hay không hoặc những vật dụng chưa xác định được tình trạng giá trị sử dụng 

Gembutsu: Tên dành cho vật dụng không cần thiết tại gemba

Sử dụng công thức

SEITON

Nguyên tắc:
Sắp xếp tất cả những thứ còn lại sau khi Seiri theo một trật tự ngăn nắp, tiện lợi cho việc sử dụng. Việc sắp xếp tuân thủ 7 nguyên tắc:

• Tuân thủ phương pháp vào trước ra trước để lưu kho đồ vật (FIFO);
•  Mỗi đồ vật được bố trí một chỗ riêng;
• Tất cả các đồ vật và vị trí của chúng phải được thể hiện bằng cách ghi nhãn có hệ thống
• Đặt các đồ vật sao cho dễ nhìn thấy để giảm thiểu thời gian tìm kiếm;
• Đặt các đồ vật sao cho dễ lấy hoặc dễ vận chuyển;
• Tách riêng các công cụ chuyên dùng khỏi các công cụ đa năng;
• Bố trí các công cụ sử dụng thường xuyên gần người làm.
• Thực hiện
  Dọn dẹp lại nơi làm việc một lần trước khi sắp xếp để loại bỏ những thứ không cần thiết khỏi gamba
• Vẽ sơ đồ nơi làm việc (Thể hiện các vị trí nơi làm việc càng chi tiết càng tốt) .
• Tiêu chuẩn hóa

SEISO

Phân công trách nhiệm người thực hiện vệ sinh
– Xác định đối tượng cần thực hiện vệ sinh
Đối tượng làm vệ sinh khu vực văn phòng: sàn nhà, tường, cửa ra vào, cửa sổ, giá kệ tài liệu hồ sơ, bàn ghế, thiết bị văn phòng
Đối tượng làm vệ sinh khu vực công cộng (bếp ăn, wc): bàn ghế bếp ăn, kệ bếp, bếp nấu, chậu rửa, sàn nhà, bồn cầu, vòi rửa tay…
– Xác định phương pháp làm vệ sinh
Thực hiện theo nguyên tắc: quét dọn, lau chùi, kiểm tra, cải tiến
Mỗi đối tượng seiso cần chọn 1 phương pháp thực hiện phù hợp.
Để có được tiêu chuẩn sạch, tham khảo bảng tiêu chí đánh giá phụ lục 3 để thực hiện.
– Chuẩn bị các dụng cụ và vật liệu vệ sinh cần thiết:
Công cụ vệ sinh Công dụng
Chổi, Hót rác Quét dọn và vệ sinh sàn làm việc và bếp ăn
Máy hút bụi
Khăn mặt Mặt bàn, ghế làm việc
Bàn chải góc, chổi nhỏ Vệ sinh máy tính, thiết bị văn phòng
– Thực hiện vệ sinh hàng ngày và định kỳ
Theo phân công nhiệm vụ và kế hoạch chung, tất cả mọi người trong công ty thực hiện seiso.

SEIKETSU

Để thực hiện Seiketsu, Công ty xây dựng các tài liệu

SITSUKE

Shitsuke là luyện tập để có được thói quen, niềm tin và thái độ tốt trong 5S:
⦁ Luôn tiếp xúc với mọi người với nụ cười thân thiện
⦁ Luôn biết lắng nghe
⦁ Làm việc hết mình theo tinh thần kaizen
⦁ Cải tiến liên tục
⦁ Thể hiện tinh thần tập thể
⦁ Cố gắng luôn đúng giờ
⦁ Luôn giữ nơi làm việc của mình sạch sẽ và gọn gàng

Bước 3: Tự kiểm tra, đánh giá thực hành 5S và hoạt động cải tiến

Để duy trì và phát triển được hoạt động 5S, có thể áp dụng những cách sau:

•  Tự mỗi người đánh giá công việc của mình định kỳ
• Tổ chức đánh giá  nội bộ trong công ty
• Mời chuyên gia tư vấn đánh giá – Kết hợp tất cả những cách trên
•  Tổ chức các cuộc thi đua  trong công ty
• Tổ chức các cuộc thi đua giữa các công ty với nhau

Tài liệu chia sẻ: Checklist tự đánh giá 5S

V. Kết luận

5S là một công cụ quan trọng, không thể thiếu trong bất kỳ một tổ chức nào muốn hướng đến mô hình đẳng cấp thế giới. Trong khi công cụ này đã rất phổ biến và được áp dụng thành công ở nhiều doanh nghiệp tại Nhật Bản và trên thế giới, việc hiểu đúng, có cách tiếp cận thích hợp và kế hoạch triển khai rõ ràng, nhất quán vẫn là rào cản khiến cho chương trình 5S tại nhiều tổ chức doanh nghiệp không có được thành công như mong đợi.

5S là phương pháp quản lý (sản xuất) theo phương pháp Nhật Bản, làm cơ sở cho các hệ thống và triết lý quản lý sản xuất như TPS, TQM và LEAN Manufacturing. Hiện nay 5S hiện diện tại tất cả các tổ chức theo đuổi và đạt được mô hình tổ chức đẳng cấp thế giới (world class manufacturing) với mục đích chính là loại bỏ các lãng phí trong sản xuất, giảm thiểu các hoạt động không gia tăng giá trị, cung cấp một môi trường làm việc với tinh thần cải tiến liên tục, cải thiện tình trạng an toàn và chất lượng.

Các bài viết liên quan : Văn hóa An toàn thực phẩm và 6 bước thực hành xây dựng văn hóa.