Ma trận SWOT là gì và 3 bước áp dụng đơn giản nhất

Ma trận SWOT là gì? ứng dụng rộng rãi của mô hình trong lập kế hoạch chiến lược. 3 Bước thực hiện phân tích đơn giản mang lại hiệu quả nhất định bạn cần biết.

1.Ma trận SWOT

Phân tích SWOT là gì

Ma trận SWOT (phân tích SWOT) là một kỹ thuật (phương pháp) lập kế hoạch chiến lược dựa trên phân tích các yếu tố:

• Bên trong tổ chức bao gồm điểm mạnh (Strengths), điểm yếu (Weaknesses).
• Kết hợp các yếu tố bên ngoài bao gồm cơ hội (Opportunities), thách thức (Threats).

⇒ Từ đó đưa ra chiến lược cạnh tranh kinh doanh hoặc kế hoạch dự án.

Phân tích SWOT được hình thành dựa trên cái nhìn thực tế về bối cảnh của tổ chức. Các dữ liệu thu thập được trong quá trình phân tích là cơ sở đưa ra chiến lược phù hợp thay vì dự đoán hoặc đưa ra các quyết định mơ hồ không có cơ sở.

• Điểm mạnh: Những gì thuộc về tổ chức mà vượt lên trên đối thủ.
• Điểm yếu: Những gì thuộc về tổ chức mà bất lợi so với đối thủ.
• Cơ hội: Các yếu tố bên ngoài trong môi trường kinh doanh có thể khai thác để làm lợi thế.
• Thách thức (đe dọa): Các yếu tố bên ngoài trong môi trường kinh doanh khiến tổ chức gặp khó khăn.

Lịch sử phát triển

• Một số nhà biên tập cho rằng Albert Humphrey là người tạo ra ma trận SWOT, người dẫn đầu một hội nghị tại Viện Nghiên cứu Stanford (nay là SRI International ) trong những năm 1960 và 1970 bằng cách sử dụng dữ liệu từ 500 công ty lớn nhất nước Mỹ  trong tạp chí Fortune.  Dẫu vậy, bản thân Humphrey không tuyên bố về việc tạo ra SWOT, và nguồn gốc vẫn còn mù mờ (xem thêm: nguồn wiki).

• Một số thông tin khác từ học viện quản lý AOM: Cơ sở thực nghiệm của SWOT bắt đầu vào năm 1952 trong phòng Kế hoạch Phát triển Doanh nghiệp của Lockheed. Một trong những người tiên phong chưa được biết đến cho đến nay, Robert Franklin Stewart, đã trở thành người đứng đầu nhóm Lý thuyết và Thực hành về Lập kế hoạch tại Viện Nghiên cứu Stanford vào năm 1962. Năm 1965, Stewart xuất bản cái gọi là Phương pháp tiếp cận SOFT trong một báo cáo được nhiều người sử dụng. Năm 1967, SOFT phát triển thành: Điểm mạnh, Điểm yếu, Cơ hội và Đe doạ (Phân tích SWOT) (xem thêm nguồn: aom.org)

Ứng dụng của phân tích SWOT

• Ma trận này được ứng dụng rộng rãi trong mọi loại hình (nhà nước, tư nhân, các tổ chức phi chính phủ…) và quy mô doanh nghiệp.
• Ma trận cũng được sử dụng cho một doanh nghiệp, bộ phận, dự án hoặc sản phẩm cụ thể trong môi trường cạnh tranh.
• Nó cũng được sử dụng rộng rãi trong phân tích bối cảnh của tổ chức trong tiêu chuẩn ISO 9001:2015…

2. Cách thực hiện phân tích SWOT

Bước 1: Thu thập thông tin

Liệt kê toàn bộ các yêu tố bên trong và bên ngoài có liên quan đến tổ chức

Thu thập bằng cách nào

• Hoạt động động não tập thể (bão não);
• Phỏng vấn;
• Phân tích thông tin thị trường.

Quy tắc cần lưu ý

• Thực tế và cụ thể dễ hiểu.
• Ngắn gọn và đơn giản.
• Không nên liệt kê 1 cơ hội nếu đối thủ có cùng cơ hội đó.
• Tránh ghi nhận 1 điểm mạnh nếu đối thủ cũng như bạn.

Bước 2: Đưa các dữ liệu vào cột ma trận SWOT tương ứng

Xem xét các yếu tố đó thuộc về phần nào trong 4 cột dưới đây để liệt kê vào bảng tương ứng

Để xác định rõ đó là điểm mạnh hay điểm yếu, đó là cơ hội hay thách thức bạn có thể trả lời các câu hỏi dưới đây:

Bước 3: Đưa ra chiến lược SWOT phù hợp

• Chiến lược S (Strengths) – O (Opportunities): Tận dụng những điểm mạnh đang có để theo đuổi các cơ hội.
• Chiến lược S (Strengths) – T (Threats): Tận dụng điểm mạnh để giảm thiểu các mối đe dọa.
• Chiến lược W (Weaknesses) – O (Opportunities): Khắc phục các điểm yếu để tối đa hóa các cơ hội.
• Chiến lược W (Weaknesses) – T (Threats): Thiết lập kế hoạch phòng thủ cho các điểm yếu tránh bị ảnh hưởng bởi mối đe dọa.

3. Ví dụ minh họa về ma trận SWOT

Bối cảnh PAMV

Công ty may mặc PAMV hiện đang là đơn vị gia công cho các nhãn hàng nổi tiếng trên thế giới. Vào năm 2020 đại dịch Covid khiến các cửa hàng thời trang phải đóng cửa rất nhiều, các đơn đặt hàng của PAMV vì thế cũng bị sụt giảm. Các hãng thời trang lúc này chuyển hướng kinh doanh thêm các sản phẩm khẩu trang vải dùng cho người dân. Hiện trạng PAMV có lượng máy khâu mới với số lượng lớn 3000 chiếc. Đội ngũ công nhân may lành nghề nhiều năm kinh nghiệm trong ngành, tuy vậy vẫn chưa có kinh nghiệm sản xuất khẩu trang vải. Thị trường nguồn vải bị ảnh hưởng do PAMV phải nhập khẩu từ Trung Quốc. Năng lực Logistics của PAMV cũng là điểm cần khắc phục.

Chiến lược SWOT đưa ra

• S – O: Tận dụng đối đa năng lực sản xuất để đáp ứng nhu cầu của thị trường khẩu trang đang tăng cao (và các mối quan hệ đối tác thân thiết)
• S – T: Tìm kiếm thêm các nguồn cung khác để đảm bảo năng lực sản xuất được phát huy thế mạnh.
• W- O: Đào tạo đội ngũ công nhân kỹ thuật sản xuất khẩu trang vải để đáp ứng yêu cầu của thị trường và tăng sản lượng.
• W-T: Khắc phục vấn đề Logistic để giải quyết vấn đề nhập nguyên vật liệu sản xuất.

Trên đây chỉ là một ví dụ nhỏ đưa ra nhằm bạn đọc có thể hiểu rõ hơn mô hình SWOT. Để quyết định áp dụng chiến lược như thế nào, bạn cần thu thập thêm các dữ liệu liên quan làm cơ sở.

Kết luận: Trong thực tế bối cảnh kinh doanh của mỗi doanh nghiệp khác nhau. Tại mỗi một thời điểm các yếu tố bên trong và bên ngoài của doanh nghiệp cũng thay đổi. Vi vậy việc phân tích SWOT cần thực hiện duy trì ở những giai đoạn thích hợp khi bối cảnh có nhiều biến động.

Xem thêm: Chu trình PDCA ; 5S là gì