Là một nhà quản lý doanh nghiệp, bạn đã biết đến khái niệm “Kaizen”. Vậy “Kaizen” là gì? Lợi ích khi áp dụng cho doanh nghiệp của bạn. Cùng PAMV tìm hiểu về Kaizen và áp dụng nó vào doanh nghiệp của bạn một cách hợp lý nhất
Nội dung bài viết
I. Kaizen là gì?
Kaizen là một thuật ngữ tiếng Nhật có nghĩa là “thay đổi để tốt hơn” hoặc “cải tiến liên tục.” Đó là triết lý kinh doanh của Nhật Bản liên quan đến các quy trình liên tục cải tiến hoạt động và có sự tham gia của tất cả nhân viên. Kaizen coi việc cải thiện năng suất là một quá trình dần dần và có phương pháp.
Khái niệm về kaizen bao gồm một loạt các ý tưởng. Nó liên quan đến việc làm cho môi trường làm việc hiệu quả và hiệu quả hơn bằng cách tạo ra bầu không khí nhóm, cải thiện các thủ tục hàng ngày, đảm bảo sự tham gia của nhân viên và làm cho công việc hoàn thành hơn, ít mệt mỏi hơn và an toàn hơn.
II. Các chương trình Kaizen cơ bản
- 5S: “SERI”, “SEITON”, “SEISO”, SEIKETSU” Và “SHITSUKE”, tiếng Việt là “Sàng lọc”, “sắp xếp”, “sạch sẽ”, săn sóc” và “sẵn sàng” được áp dụng để xây dựng môi trường làm việc gòn gàng, khoa học và sạch sẽ.
- KSS: Hệ thống khuyến nghị Kaizen nhấn mạnh lợi ích xây dựng tinh thần và sự tham gia tích cực của người lao động thông qua các khuyến khích về tài chính và phi tài chính.
- QCC: Nhóm chất lượng là một nhóm nhỏ tình nguyện thực hiện các hoạt động kiểm soát chất lượng tại nơi làm việc, thực hiện công việc tự phát triển, đào tạo và Kaizen trong nơi làm việc.
- JIT: Đúng thời hạn là một kỹ thuật kiểm soát hàng tồn kho và sản xuất, là một phần trong hệ thống sản xuất của TOYOTA. Hệ thống được Taiichi Ohno thiết kế và hoàn thiện tại công ty TOYOTA chủ yếu nhằm giảm thiểu lãng phí khi sản xuất.
- 7 công cụ thống kê: là các phương pháp thu thập và phân tích dữ liệu làm căn cứ để ra các quyết định.
III.Các đặc điểm của Kaizen
Khi áp dụng ở nơi làm việc, đòi hỏi sự cam kết và nỗ lực liên tục của mọi người, từ cán bộ quản lý đến người công nhân. Kaizen là những cải tiến nhỏ thực hiện từng bước trong một thời gian dài. Thực hiện Kaizen ít tốn kém nhưng mang lại hiệu quả cao trong việc nâng cao chất lượng công việc, nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ và giảm chi phí hoạt động. Các đặc điểm của Kaizen bao gồm:
- Là quá trình cải tiến liên tục nơi làm việc
- Tập trung nâng cao năng suất và thoả mãn yêu cầu khách hàng thông qua giảm lãng phí
- Triển khai dựa trên sự tham gia nhiệt tình của mọi thành viên với sự cam kết mạnh mẽ của lãnh đạo
- Nhấn mạnh hoạt động nhóm
- Thu thập và phân tích dữ liệu là công cụ hữu hiệu.
Kaizen được tiếp cận theo quá trình, khi các quá trình được cải tiến thì kết quả sẽ được cải tiến. Khi kết quả không đạt được đó là sự sai lỗi của quá trình. Người quản lý cần phải nhận biết và phục hồi các quá trình sai lỗi.
IV. Lợi ích của việc áp dụng Kaizen
– Lợi ích hữu hình: Tích lũy các cải tiến nhỏ trở thành kết quả lớn; Giảm các lãnh phí, tăng năng suất.
– Lợi ích vô hình: Tạo động lực thúc đẩy cá nhân có các ý tưởng cải tiến; Tạo tinh thần làm việc tập thể, đoàn kết; Tạo ý thức luôn hướng tới giảm thiểu các lãng phí; Xây dựng nền văn hoá công ty.
V. Thực hiện Kaizen theo chu trình PDCA
Tám bước thực hiện Kaizen tuân thủ theo vòng PDCA. Từ bước 1 đến bước 4 là P (kế hoạch), bước 5 là D (thực hiện), bước 6 là C (kiểm tra) và bước 7, 8 là A (hành động khắc phục hoặc cải tiến). Các bước thực hiện Kaizen giúp chúng ta giải quyết vấn đề dựa trên việc phân tích dữ liệu và được tiêu chuẩn hoá như sau:
- Bước 1: Lựa chọn chủ đề
- Bước 2: Tìm hiểu tình trạng hiện tại và xác định mục tiêu
- Bước 3: Phân tích dữ kiện đã thu thập để xác định nguyên nhân gốc rễ.
- Bước 4: Xác định biện pháp thực hiện dựa trên cơ sở phân tích dữ liệu.
- Bước 5: Thực hiện biện pháp
- Bước 6: Xác nhận kết quả thực hiện biện pháp
- Bước 7: Xây dựng hoặc sửa đổi các tiêu chuẩn để phòng ngừa tái diễn.
- Bước 8: Xem xét các quá trình trên và xác định dự án tiếp theo
Tài liệu tham khảo tại : Chương trình quốc gia “Nâng cao năng suất và chất lượng sản phẩm,hàng hóa của doanh nghiệp Việt nam năm 2020”.