Điều khoản 7.1 ISO 9001:2015: Con người, cơ sở hạ tầng, môi trường hoạt động, thiết bị đo lường và tri thức là 5 nguồn lực cần quan tâm khi hoạch định hệ thống quản lý chất lượng.
Nội dung bài viết
1. Khoản 7.1.1 ISO 9001:2015 – Khái quát
Yêu cầu
Tổ chức phải xác định và cung cấp nguồn lực cần thiết cho việc thiết lập, áp dụng, duy trì và cải tiến QMS. Tổ chức phải xem xét:
- Nguồn lực nội bộ hiện có;
- Những nguồn lực nào cần có được từ nhà cung cấp bên ngoài.
Lý giải cho khoản 7.1.1 ISO 9001:2015
Tổ chức đã hoạch định một kế hoạch tốt (điều 6) nhưng:
- Thiếu nguồn lực bạn cũng không thể đạt được mong muốn của QMS.
- Đánh đổi quá nhiều nguồn lực (ngân sách) để thu được một lợi ích so với việc cung cấp nguồn lực này.
Do vậy tổ chức phải dựa trên nguồn lực hiện có (phù hợp bối cảnh), kết hợp cung cấp thêm nguồn lực (trong khả năng) để giải quyết vấn đề của mình.
Hành động có thể thực hiện
- Không có yêu cầu dạng văn bản cho khoản này. Bằng chứng cho phù hợp là những vấn đề mà tổ chức giải quyết được từ 7.1.2 đến 7.1.6.
2. Khoản 7.1.2 tiêu chuẩn ISO 9001:2015 – Con người
Yêu cầu
- Tổ chức phải xác định và cung cấp nhân sự cần thiết cho việc áp dụng có hiệu lực QMS.
Lý giải cho khoản 7.1.2 ISO 9001
Trong mọi hoạt động và công việc yếu tố con người luôn được đặt lên đầu tiên. Con người thực thi các quá trình và con người kiểm soát các quá trình.
- Cân đối giữa khối lượng công việc và phân bổ nhân sự là cần thiết để tránh lãng phí nguồn lực con người.
- Với những công việc mà nhân sự hiện trạng không thể đáp ứng. Cần thực hiện tuyển dụng hoặc thuê ngoài để xử lý vấn đề.
Hành động có thể thực hiện
- Thủ tục tuyển dụng, phân bổ và điều chuyển nhân sự là những bằng chứng phù hợp.
3. Khoản 7.1.3 tiêu chuẩn ISO 9001:2015 – Cơ sở hạ tầng
Yêu cầu
Tổ chức phải xác định, cung cấp và duy trì cơ sở hạ tầng cần thiết cho việc thực hiện các quá trình, cơ sở hạ tầng có thể bao gồm:
- Nhà cửa và phương tiện kèm theo;
- Trang thiết bị máy móc;
- Nguồn lực vận chuyển;
- Công nghệ thông tin và truyền thông.
Lý giải cho khoản này
Cơ sở hạ tầng là một phần hỗ trợ quá trình cấu thành sản phẩm – dịch vụ.
- Tổ chức hoạt động trong lĩnh vực thực phẩm nhưng nhà xưởng được xây dựng không đảm bảo ngăn ngừa mối nguy an toàn thực phẩm. Chắc chắn mọi cố gắng của bạn đều trở nên không còn ý nghĩa.
- Bạn muốn năng cao năng suất sản lượng nhưng thiết bị máy móc thủ công lạc hậu, rất khó để đạt được kế hoạch.
- Bạn muốn giao hàng đúng hẹn nhưng không chủ động được các phương tiện vận chuyển, không có nhà cung cấp bên ngoài ổn định.
- Tổ chức hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ: Ngân hàng, tài chính…nhưng không có phần mềm lưu trữ, bảo mật thông tin khách hàng.
Như vậy đối với mỗi loại hình kinh doanh khác nhau, tổ chức cần xác định rõ cơ sở hạ tầng nào cần thiết ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng sản phẩm – dịch vụ. Từ đó cung cấp và duy trì nguồn lực đảm bảo.
Hành động có thể thực hiện
- Hoạt động bảo dưỡng nhà xưởng máy móc thiết bị định kỳ là một hành động phù hợp
4. Khoản 7.1.4 ISO 9001:2015 – Môi trường cho việc thực hiện các quá trình
Yêu cầu
Tổ chức phải xác định, cung cấp và duy trì môi trường cần thiết cho việc thực hiện các quá trình. Nó có thể bao gồm:
- Xã hội – văn hóa: Không phân biệt đối xử, không đối đầu
- Tâm lý: Giảm áp lực, bảo vệ cảm xúc
- Vật lý: Nhiệt độ, độ ẩm, tiếng ồn, ánh sáng, vệ sinh
Lý giải cho khoản này
Đối với yêu cầu này: tổ chức cần hiểu rõ nhu cầu và mong đợi của các bên quan tâm
- Người lao động: Ai cũng có quan điểm cá nhân và đôi khi không tránh khỏi xung đột ý kiến hoặc lợi ích. Nhưng tổ chức phải có chế tài, phổ biến tránh được tâm lý ưa đối đầu giữa các bộ phận và cá nhân.
- Sở y tế địa phương: Yêu cầu doanh nghiệp phải thực hiện quan trắc môi trường lao động định kỳ (độ ẩm, tiếng ồn, vệ sinh, ánh sáng…).
- Các vấn đề khác như: giới hạn giờ chạy xe/ngày đối với người lái xe, số giờ lao động/ tuần cũng là biện pháp giảm tải áp lực công việc của người lao động.
5. Khoản 7.1.5 ISO 9001 – Nguồn lực theo dõi và đo lường
7.1.5.1 – Khái quát
Yêu cầu
Tổ chức phải xác định và cung cấp nguồn lực cần thiết khi việc theo dõi và đo lường được sử dụng để kiểm tra xác nhận sự phù hợp của sản phẩm và dịch vụ. Tổ chức phải đảm bảo các nguồn lực được cung cấp:
- Thích hợp với loại hình, hoạt động theo dõi và đo lường cụ thể được thưc hiện.
- Được duy trì để đảm bảo sự liên tục với mục đích của chúng.
Tổ chức phải lưu giữ thông tin dạng văn bản thích hợp làm bằng chứng về sự phù hợp với mục đích của nguồn lực theo dõi và đo lường.
Lý giải cho khoản này
Kiểm tra xác nhận là một hoạt động không thể thiếu để chứng minh sản phẩm hoặc dịch vụ của tổ chức thỏa mãn mức độ hài lòng của khách hàng. Việc kiểm tra xác nhận có thể là:
- Bộ phận chăm sóc khách hàng gọi điện xác nhận dịch vụ và thái độ của nhân viên lắp đặt internet.
- Phục vụ nhà hàng hỏi ý kiến khách hàng về chất lượng món ăn cung cấp.
- Thiết bị đo lường độ bền chịu nén của sản phẩm gạch xây dựng.
- Hoặc sử dụng phương pháp thử nghiệm độ an toàn của chiếc xe ô tô.
Tổ chức cũng cần lưu trữ lại các tài liệu, hồ sơ chứng minh rằng:
- Tại sao Chúng tôi lại sử dụng thiết bị đo lường này chứ không phải thiết bị khác.
- Chăm sóc khách hàng: Nhằm chứng minh thỏa thuận sản phẩm – dịch vụ của Chúng tôi đã như cam kết.
7.1.5.2 Liên kết chuẩn đo lường
Yêu cầu
Khi liên kết chuẩn đo lường là một yêu cầu hoặc tổ chức coi là một phần thiết yếu, thiết bị đo phải:
- Được hiệu chuẩn hoặc kiểm tra xác nhận định kỳ;
- Có dấu hiện nhận biết trạng thái hoạt động;
- Được giữ gìn tránh bị hư hại hoặc giảm tính chính xác;
- Hành động thích hợp khi nhận biết thiết bị không đảm bảo.
Lý giải cho khoản này
- Các thiết bị đo hoạt động một thời gian sẽ có những sai số nhất định. Nếu sai số trong mức cho phép thì giá trị đo vẫn có giá trị, nhưng nếu sai số vượt quá yêu cầu thì kết quả không có giá trị. Chính bởi lý do đó, luật đo lường yêu cầu: các phương tiện đo cần phải được kiểm định và hiệu chuẩn định kỳ.
- Mỗi phương tiện sau hiệu chuẩn và kiểm định phải dán tem nhận biết về ngày thực hiện gần nhất và ngày thực hiệp tiếp theo
- Với các phương tiện đo không còn đảm bảo tính chính xác. Cần thay thế hoặc có dấu hiện nhận biết tránh sử dụng vào hoạt động đo lường sản xuất.
Hành động có thể thực hiện
- Kế hoạch và kết quả hiệu chuẩn và kiểm định phương tiện đo.
- Quy định việc sử dụng và bảo quản lưu trữ phương tiện đo.
6. Khoản 7.1.6 tiêu chuẩn ISO 9001:2015 – Tri thức của tổ chức
Yêu cầu
- Tổ chức phải xác định các tri thức cần thiết đối việc thực hiện các quá trình. Và bảo toàn, duy trì tri thức ở mức độ cần thiết.
- Hoạch định sự thay đổi hoặc thích nghi với hoàn cảnh mới: Tổ chức cũng cần cập nhật tri thức nếu hiện trạng chưa đáp ứng.
Lý giải cho khoản 7.1.6 ISO 9001
Mô hình kiến tạo tri thức SECI của Nonaka – Takeuchi đã từng đề cập:
- Việc của tổ chức là phát triển khi thức ẩn (mang tính cá nhân) trong tổ chức. Để nhân sự thoải mái bộc lộ các tri thức của họ. Những tri thức này thường khó để truyền đạt cho người khác và khó lưu trữ bảo toàn.
- Sau đó mã hóa chúng thành các tri thức hiện hữu (hồ sơ hóa): dùng chúng để đào tạo và bảo vệ khi nhân sự nghỉ việc hoặc các rủi ro khác.
Hành động có thể thực hiện
- Xây dựng các chương trình sáng kiến cải tiến trong nội bộ.
- Đăng ký bảo hộ quyền sở hữu trí tuệ.
Xem thêm: Điều khoản 6.3 ISO 9001:2015 ; Phân tích điều khoản ISO 9001
