Phân tích điều khoản 6.3 ISO 9001:2015: Tổ chức nên hoạch định những vấn đề gì khi cần thiết thay đổi Hệ thống quản lý chất lượng. Quy trình quản lý sự thay đổi 5M là gì?
Nội dung bài viết
1. Yêu cầu của điều khoản 6.3 trong ISO 9001
Yêu cầu
Khi tổ chức có nhu cầu thay đổi hệ thống quản lý chất lượng (điều khoản 4.4). Thì những thay đổi này phải thực hiện theo cách thức đã hoạch định. Tổ chức phải xem xét:
- Mục đích của những thay đổi và hậu quả của chúng.
- Tính toàn vẹn của hệ thống quản lý chất lượng.
- Sự sẵn có của nguồn lực.
- Việc phân công và phân công lại trách nhiệm và quyền hạn.
Lý giải cho điều này
Phải khẳng định rằng đây là một yêu cầu mới của phiên bản 2015. Nó là bằng chứng cho hành động “tư duy dựa trên rủi ro” nhằm: Đảm bảo rằng hoạt động kinh doanh, hệ thống quản lý chất lượng của tổ chức đều được kiểm soát khi có những thay đổi đáng kể. Chủ động trong mọi tình huống để tránh được những hệ quả tiêu cực.
Điều khoản này trong thực tế giống như việc bạn diễn tập phương án phòng cháy chữa cháy:
- Bạn cần có một phương án khi xảy ra hỏa hoạn.
- Bạn cần diễn tập để biết được rằng tổ chức đã sẵn sàng cho tình huống đó.
Thêm một ví dụ khác nữa, trong đại dịch Covid-19 các đối tượng phải thích ứng với điều kiện mới:
- Ngành giáo dục thay đổi phương pháp đào tạo trực tuyến: Vậy làm thế nào để chất lượng đào tạo không thay đổi, cần những công nghệ – kỹ thuật gì để đảm bảo hoạt động đào tạo tốt nhất (Method), cần thêm nhân sự phục vụ hoạt động này hay không (Man)…. Tất cả những vấn đề đó phải có phương án cụ thể và thực hành thích nghi trong hoàn cảnh đặc biệt.
- Một quán phở muốn bán hàng mang về thay vì phục vụ tại chỗ: Thực phẩm đựng vào đâu để đảm bảo an toàn và chất lượng (Material). Chọn dịch vụ giao hàng nào để giá thành khách hàng có thể chấp nhận (Logistic)…
2. Tổ chức hoạch định những gì thỏa mãn yêu cầu 6.3 ISO 9001:2015
Thay đổi của 5MILE
Bối cảnh của mỗi tổ chức khác nhau vì vậy hoạch định cho những thay đổi cũng khác nhau không chung một hệ quy chiếu, nhưng có 5MILE có thể tóm tắt bao gồm:
- Có tổ chức phải hoạch định cho việc thay đổi nhân sự (Man) tại những vị trí quan trọng: Làm thế nào để có người thay thế, làm thế nào để tri thức có thể lưu lại.
- Thay đổi nguyên vật liệu (Material): Phải thực hành kiểm tra xác nhận giá trị sử dụng của sản phẩm mới, phải thông báo và/ hoặc được sự đồng thuận của khách hàng.
- Thay đổi máy móc, dây chuyền công nghệ (Machine): Đảm bảo những người vận hành có thể thao tác, xác nhận giá trị sử dụng sản phẩm….
- Thay đổi của phương pháp, công thức mới (Method): Đảm bảo xác nhận giá trị sử dụng của sản phẩm – dịch vụ.
- Measurement (đo lường): Đảm bảo những người vận hành có thể thao tác, xác nhận giá trị sử dụng sản phẩm…
- Information (Thông tin): Thị hiếu của khách hàng, thị trường nguyên liệu (xăng dầu, khí đốt…).
- Logistics (Hậu cần): Đảm bảo chuỗi cung ứng, bán hàng không đứt gãy.
- Enviroment (Môi trường): Thay đổi vị trí nhà máy, mở rộng văn phòng giao dịch.
Quy trình quản lý sự thay đổi 5M
Mẫu quy trình quản lý sự thay đổi để kiểm soát điều khoản 6.3 ISO 9001:2015
- Nhu cầu thay đổi phát sinh;
- Xem xét tính cần thiết;
- Lập kế hoạch thực hiện thử nghiệm;
- Xem xét kế hoạch;
- Thực hiện kế hoạch;
- Đánh giá kết quả thay đổi;
- Triển khai áp dụng toàn bộ.
Xem thêm: Phân tích các điều khoản ISO
