Điều khoản 4.2 của tiêu chuẩn ISO 9001:2015 – Hiểu nhu cầu và mong đợi các bên quan tâm: Thông qua các cuộc họp nội bộ, họp cổ đông, hội thảo với Khách hàng, trao đổi thông tin với nhà cung cấp – nhà thầu, làm việc với cơ quan quản lý để xác định các bên quan tâm có ảnh hưởng tới Hệ thống quản lý Chất lượng (QMS) và yêu cầu của các bên quan tâm là gì?
Nội dung bài viết
I. Đầu vào cho việc xác định các bên quan tâm
Khi chúng ta thực hiện xác định bối cảnh của tổ chức tại điều khoản 4.1. Chúng ta đã thấy được những vấn đề nào bên trong và bên ngoài Tổ chức sẽ ảnh hưởng tới mục đích hoạt động của Tổ chức. Các vấn đề đó sẽ phải liên quan đến một hay nhiều đối tượng cụ thể. Quay lại ví dụ tại điều khoản 4.1:
Vấn đề xác định được khi sử dụng mô hình SWOT cho phần thách thức -THREATS: Tình hình dịch COVID hạn chế việc tổ chức các lớp học tập trung đông người.
BÊN QUAN TÂM | YÊU CẦU |
Giảng viên đào tạo | Đảm bảo An toàn sức khỏe |
Chính quyền địa phương | Cam kết các hoạt động: Tránh tụ tập đông người |
II. Xác định các bên quan tâm và yêu cầu của các bên quan tâm
Các bên quan tâm có thể bao gồm:
(Mẫu nhu cầu và mong đợi các bên quan tâm)
Kết luận: Thông qua các cuộc họp nội bộ, họp cổ đông, hội thảo với Khách hàng, trao đổi thông tin với nhà cung cấp – nhà thầu, làm việc với cơ quan quản lý để xác định các bên quan tâm có ảnh hưởng tới Hệ thống quản lý Chất lượng (QMS) và yêu cầu của các bên quan tâm.
III.Tổ chức có cần xây dựng một thủ tục dạng văn bản cho điều khoản 4.2?
Giống như điều khoản 4.1 không yêu cầu thông tin dạng văn bản cho một thủ tục để xác định các bên quan tâm. Tuy nhiên trong tiêu chuẩn có đề cập “Tổ chức phải theo dõi và xem xét thông tin về các bên quan tâm và yêu cầu liên quan của họ”. Như vậy phải có một cách thức nào đó để lưu giữ lại các thông tin về các bên quan tâm và cập nhật các yêu cầu của các bên quan tâm.
Kết luận: Để không bị thất lạc hoặc sai lệnh về thông tin về các bên quan tâm, tối thiểu nên lưu thông tin dạng văn bản về các đối tượng trên có thể bao gồm:
- Biên bản cuộc họp có nội dung liên quan đến các bên quan tâm;
- Hồ sơ tham vấn người lao động;
- Phiếu thu thập thông tin khách hàng;
- Biên bản làm việc với nhà cung cấp.
- …
Xem thêm: Điều khoản 4.1 Hiểu tổ chức và bối cảnh của tổ chức; Điều khoản 6.2 Hành động giải quyết rủi ro và cơ hội.