Khoản 8.1 ISO 9001:2015: Tiêu chuẩn sản phẩm, Hướng dẫn công việc rõ ràng cho từng quá trình, bản vẽ thiết kế, thông số kỹ thuật, nguồn lực (nhân sự quản lý, nhân sự sản xuất, nhân sự chăm sóc khách hàng, máy móc thiết bị kiểm tra – giám sát chất lượng…).
Nội dung bài viết
Tổ chức phải hoạch định, thực hiện và kiểm soát các quá trình (4.4) cần thiết để đáp ứng các yêu cầu đối với việc cung cấp sản phẩm và dịch vụ. Đồng thời để thực hiện các hành động xác định tại điều 6 thông qua:
a) Xác định các yêu cầu đối với sản phẩm và dịch vụ
Điều này có ý nghĩa gì: Trước khi thực hiện cung cấp sản phẩm và dịch vụ của mình tổ chức cần phải làm rõ được yêu cầu của khách hàng. Các yêu cầu đó sẽ là thước đo đánh giá sự phù hợp của SP&DV của tổ chức.
Bằng chứng có thể thực hiện: Tiêu chuẩn sản phẩm, thời gian giao hàng, trách nhiệm Bảo hành – Bảo trì…Các nội dung trên có thể tìm thấy trong: Hợp đồng kinh tế, hợp đồng nguyên tắc.
b) Thiết lập các tiêu chí đối với
- Các quá trình
- Việc chấp nhận sản phẩm và dịch vụ
Điều này có ý nghĩa gì: Để cung cấp được một sản phẩm và dịch vụ hoàn chỉnh tổ chức phải kiểm soát được các quá trình tạo ra SP&DV đó (Ví dụ: trao đổi thông tin với khách hàng, thiết kế, mua hàng, sản xuất và bảo quản). Nhưng làm thế nào để kiểm soát các quá trình:
- Điều đầu tiên bạn sẽ cần “Tiêu chí đầu ra cho từng quá trình”. Chỉ khi có tiêu chí cho từng quá trình bạn mới biết được quá trình đó đã đạt được như yêu cầu hay chưa. Nếu không có tiêu chí bạn không thể nào đánh giá được hiệu quả đầu ra các quá trình đó.
- Thêm vào đó, bạn sẽ cần “tiêu chí cho sản phẩm và dịch vụ” để đánh giá sự phù hợp của SP&DV so với yêu cầu của Khách hàng.
Bằng chứng có thể thực hiện:
- Quá trình mua hàng: Tiêu chí về chất lượng của nguyên vật liệu, tiêu chí về sự uy tín, tiêu chí về khả năng giao hàng đúng hẹn, năng lực ổn định nguồn cung hàng hóa… Các nội dung trên có thể tìm thấy trong: Quy trình phê duyệt và giám sát nhà cung cấp, checklist đánh giá nhà cung cấp.
- Quá trình sản xuất: Tiêu chí về bán thành phẩm và thành phẩm, định mức hao hụt nguyên vật liệu, tỉ lệ hàng phế phẩm… Các nội dung có thể tìm thấy trong: Quy trình sản xuất, bảng định mức hao hụt nguyên vật liệu, bản kiểm tra công đoạn – thành phẩm, bản – dấu hiệu phê duyệt của người có thẩm quyền, khách hàng…
c) Xác định các nguồn lực cần thiết để đạt được sự phù hợp với các yêu cầu của sản phẩm và dịch vụ (8.1 ISO 9001)
Điều này có ý nghĩa gì: Tổ chức không thể thực hiện các hành động thích hợp nếu không biết được nguồn lực nào là cần thiết ( Nhân lực: Đào tạo, tuyển thêm người hay thuê ngoài, Cơ sở hạ tầng: việc nâng cấp cải tạo cơ sở hạ tầng – máy móc liên quan…). Và tiềm lực tài chính của doanh nghiệp có đủ để thỏa mãn các nguồn lực đó hay không.
Bằng chứng có thể thực hiện:
- Cơ sở hạ tầng: Điều kiện kho bãi bảo quản nguyên vật liệu và thành phẩm.
- Nhân sự được đào tạo: kỹ năng tay nghề công nhân, kỹ năng phỏng vấn – quan sát của bộ phận thu mua, kỹ thuật sử dụng công cụ thống kê của bộ phận QC…
- Máy móc thiết bị: Kiểm tra – đo lường sản phẩm.
d) Thực hiện việc kiểm soát các quá trình theo tiêu chí này
e) Xác định, duy trì và lưu giữ thông tin dạng văn bản ở mức độ cần thiết
- Để tin tưởng rằng các quá trình được thực hiện như hoạch định;
- Để chứng tỏ sự phù hợp của sản phẩm và dịch vụ với các yêu cầu của chúng.
Điều này có ý nghĩa gì:
- Thứ 1: Các tiêu chí mà bạn đã xác định được không thể nào truyền đạt cho người tiếp nhận thông tin nếu nó không xuất hiện ở dạng thông tin dạng văn bản.
- Thứ 2: Bạn cần phải có một bằng chứng khách quan rằng SP&DV của bạn đã đáp ứng yêu cầu của Khách hàng. Và bạn sẽ cần hồ sơ về các bằng chứng khách quan đó.
Bằng chứng có thể thực hiện
- Quá trình mua hàng: Bản tiêu chuẩn nguyên vật liệu, hồ sơ đánh giá, phê duyệt và theo dõi nhà cung cấp.
- Quá trình sản xuất: Bản tiêu chuẩn bán thành phẩm – thành phẩm, hồ sơ kiểm tra chất lượng, hồ sơ thống kê hàng lỗi – phế phẩm…
Đầu ra của việc hoạch định này phải thích hợp với các hoạt động của tổ chức
Điều này có ý nghĩa gì: Điều này là hiển nhiên bởi vì QMS của tổ chức không thể xa rời các hoạt động tác nghiệp hàng ngày. Ví dụ:
- Các tiêu chí về nguyên vật liệu sẽ trở thành hướng dẫn giúp bộ phận mua hàng lựa chọn nhà cung cấp phù hợp.
- Các yêu cầu về năng lực của người thực hiện sẽ là đầu vào cho hoạt động xây dựng kế hoạch đào tạo nội bộ – bên ngoài của bộ phận đào tạo.
- Các nguồn lực khác: Máy móc thiết bị đo lường, điều kiện bảo quản kho bãi sẽ là đầu vào cho kế hoạch mua sắm MMTB của bộ phận QC, kế hoạch mở rộng nhà xưởng của ban lãnh đạo.
Tổ chức phải kiểm soát những thay đổi theo hoạch định và xem xét các hệ quả của những thay đổi ngoài dự kiến, thực hiện hành động để giảm nhẹ mọi tác động bất lợi khi cần (8.1 ISO 9001)
Điều này có ý nghĩa gì: Khi tổ chức hoạch định cho các thay đổi (đặc biệt là 5M: máy móc, con người, nguyên vật liệu…). Để đảm bảo đầu ra của các quá trình và yêu cầu của SP&DV vẫn được đáp ứng, các đối sách thực hiện cần thích hợp với cách tiếp cận “tư duy dựa trên rủi ro”.
- Ví dụ: Khi có thay đổi về nguyên vật liệu Quá trình sản xuất cần được chạy thử và kiểm tra xác nhận giá trị sử dụng đáp ứng các yêu cầu trước khi tiến hành chạy sản lượng.
Hành động có thể thực hiện: Tích hợp việc chạy thử nghiệm lại sản phẩm khi có thay đổi về nguyên vật liệu, máy móc thiết bị sản xuất. Thực hiện đào tạo hoặc phân bổ lại trách nhiệm khi có nhân sự quan trọng nghỉ việc…
Tổ chức phải đảm bảo rằng tất cả các quá trình thuê ngoài được kiểm soát (8.1 ISO 9001)
Điều này có ý nghĩa gì: Một số tổ chức có quá trình thuê ngoài như là gia công (may mặc, cơ khí…), hoặc khử trùng (thực phẩm, chế biến, nhà xưởng…)… Đầu ra của quá trình đó sẽ là đầu vào cho quá trình tiếp theo trong hoạt động sản xuất và cung cấp dịch vụ. Nếu các quá trình thuê ngoài đó không được kiểm soát, rất có thể sẽ ảnh hưởng tới SP&DV mà tổ chức cung cấp.
Hành động có thể thực hiện: Tiến hành đánh giá, phê duyệt và giám sát nhà thầu phụ. Các hành động tham khảo điều khoản 8.4.
Kết luận: Mỗi tổ chức để tồn tại được họ đều đã hoạch định tất cả những việc cần “LÀM” để cung cấp sản phẩm và dịch vụ của mình. Việc hoạch định các quá trình đó tồn tại trong:
- Trao đổi thông tin với khách hàng
- Thiết kế phát triển sản phẩm
- Mua hàng
- Sản xuất – cung cấp dịch vụ
- Chăm sóc sau bán hàng…
Chính vì vậy để thỏa mãn cho yêu cầu của khoản 8.1 ISO 9001 tổ chức cần xem xét những yêu cầu thêm vào để bổ sung cho các hoạt động tác nghiệp trong tổ chức. Hay nói một cách khác sự thỏa mãn của yêu cầu 8.1 có thể tìm thấy cùng bằng chứng cho các điều khoản sau đó: 8.2; 8.3; 8.4; 8.5…
