Điều khoản 4.1 của ISO 9001:2015 – Hiểu tổ chức và bối cảnh của tổ chức: Sử dụng Mô hình SWOT (Điểm mạnh, Điểm yếu, Cơ hội và thách thức) và PESTLE (Chính trị, Kinh tế, Xã Hội, Công nghệ, Pháp lý, Môi trường) để xác định các vấn đề nội bộ và bên ngoài của Tổ chức.
Nội dung bài viết
I. Điều khoản 4.1 có phải là yêu cầu mới của phiên bản 2015 so với 2008
1.Tiếp cận qua chính sách chất lượng phiên bản 2008
Chúng ta đã biết điều khoản 4.1 không hề có trong phiên bản ISO 9001:2008. Mặc dù vậy nếu bạn sử dụng cách tiếp cận theo quá trình: Đầu vào việc xác định Chính sách Chất lượng và Mục tiêu chất lượng là từ đâu?
Có thể thấy Chính sách sẽ đến từ việc doanh nghiệp định vị:
- Tôi đang đứng ở đâu, Tôi có gì ( Điều khoản 4.1);
- Tôi phải quan tâm đến đối tượng nào, và đối tượng đó cần gì ở Tôi (Điều khoản 4.2).
2. Tiếp cận qua điều khoản 4.1 của phiên bản 2008
Điều khoản 4.1 của tiêu chuẩn ISO 9001:2008 yêu cầu:
- Tổ chức phải xây dựng, lập văn bản, thực hiện, duy trì hệ thống quản lý chất lượng (QMS). Và cải tiến liên tục hiệu lực của hệ thống.
- Tổ chức phải xác định các quá trình cần thiết trong HTQLCL.
- …
Ví dụ: 2 Công ty sản xuất giày xuất khẩu nhưng có hiện trạng như sau
- Công ty A: Thực hiện toàn bộ các công đoạn sản xuất trong doanh nghiệp.
- Công ty B: Thuê gia công ngoài công đoạn tạo đế giày.
Công ty B sẽ phải có thủ tục kiểm soát thuê gia công. Nhưng công ty A thì không cần thủ tục đó.
Kết luận: Vì hành động xem xét bối cảnh và hiện trạng mà tổ chức xác định được các quá trình trong hệ thống. Như vậy trong phiên bản 2008 hoạt động xem xét bối cảnh ngầm hiểu được thực hiện. Còn phiên bản 2015 đưa ra chỉ dẫn trực quan.
II. Xác định điều khoản 4.1 bằng công cụ hay cách thức nào?
1.Sử dụng mô hình SWOT để xác định bối cảnh
Sử dụng mô hình SWOT để xác định bối cảnh: Một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực đào tạo Hệ thống quản lý có các thông tin để phân tích như sau:
- Nội bộ: Công ty có hệ thống hạ tầng công nghệ thông tin hiện đại. Tuy vậy các giáo án đào tạo của giảng viên vẫn theo cách tiếp cận trực tiếp: Face to Face.
- Bên ngoài: Dịch Covid 19 hạn chế việc tiếp xúc với doanh nghiệp. Mặc dù khách hàng vẫn có nhu cầu được đào tạo.
Hình A (Sơ đồ mô tả bối cảnh tổ chức)
- SO (Theo đuổi cơ hội dựa trên điểm mạnh của Công ty): Dựa trên tiềm lực hệ thống hạ tầng công nghệ thông tin hiện đại để đáp ứng các nhu cầu của khách hàng – Đảm bảo kết nối đường truyền ổn định cho các lớp đào tạo.
- SW (Sử dụng điểm mạnh để hạn chế rủi ro từ bên ngoài): Xây dựng các lớp học trực tuyến thay vì trực tiếp.
- WO (Vượt qua điểm yếu để tận dụng cơ hội): Xây dựng các giáo án tăng tính tương tác với học viên để bài giảng phong phú thỏa mãn yêu cầu của khách hàng.
- WT (Lập kế hoạch phòng thủ cho các rủi ro): Xây dựng những giáo án phù hợp cho các lớp học trực tuyến.
Tuy nhiên với yêu cầu tại điều khoản 4.1 Chúng ta chỉ dừng lại tại hình A mà thôi. Để đưa ra các hành động giải quyết rủi ro và cơ hội tại điều khoản 6.1, Chúng ta cần đầu vào từ điều khoản 4.2.
Xem thêm: Điều khoản 4.2– Hiểu nhu cầu và mong đợi các bên quan tâm; Điều khoản 6.1 – Hành động giải quyết rủi ro và cơ hội.
2. Đầu vào cho việc xác định bối cảnh
Việc xác định Bối cảnh có thể thông qua các công cụ đã kể trên hoặc cách tiếp cận đơn giản sau:
- Thông qua cuộc họp nhóm thảo luận.
- Thông qua cuộc họp xem xét của lãnh đạo.
- Hội nghị khách hàng.
- Buổi hội thảo với đối tác, nhà cung cấp.
Tuy vậy nó cần được xem xét ít nhất định kỳ theo kế hoạch hoặc đột xuất khi có các vấn đề quan trọng biến động.
III. Tổ chức có cần xây dựng một thủ tục dạng văn bản cho điều khoản 4.1
- Một doanh nghiệp tư vấn HTQL có 5 nhân sự: Bạn chỉ cần lồng ghép các nội dung xem xét bối cảnh trong các cuộc họp nội bộ. Với đầu ra là các biên bản kết luận cuộc họp đã giải quyết điều khoản 4.1.
- Nhưng một doanh nghiệp sản xuất máy thở xâm nhập trong giai đoạn Dịch bệnh Covid-19. Việc hoạch định mang tính chiến lược có thể cần một thủ tục rõ ràng và chi tiết hơn.
Kết luận: Tùy thuộc quy mô và mức độ phức tạp loại hình sản xuất kinh doanh mà doanh nghiệp lựa chọn phương pháp xác định điều khoản 4.1.
