Điều khoản 6.1 tiêu chuẩn ISO 9001: Hướng dẫn đưa ra hành động giải quyết các vấn đề Bối cảnh của tổ chức (4.1 và 4.2). Cách thức để tích hợp các hành động xử lý rủi ro vào các quá trình của QMS.
Nội dung bài viết
1. Điều khoản 6.1.1 ISO 9001
Yêu cầu của tiêu chuẩn
Tại điều khoản 4.4 sau khi đã xác định các các quá trình của QMS. Tổ chức cần hoạch định (lập kế hoạch – plan) cho các quá trình (phải xem xét vấn đề tại 4.1 và 4.2) nhằm:
- Ngăn ngừa sự không phù hợp (10.2) xảy ra bao gồm cả sản phẩm không phù hợp (8.7).
- Xác định cơ hội năng cao sự thỏa mãn của khách hàng (9.1).
- Đạt được các mục tiêu chất lượng (điều khoản 6.2).
Lý giải yêu cầu này: Tiêu chuẩn ISO 9001:2008 sử dụng hành động phòng ngừa để giải quyết 3 vấn đề nêu trên. Phiên bản 2015 sử dụng tư duy rủi ro để tiếp cận mọi vấn đề (cụ thể là các quá trình). Các rủi ro và cơ hội thường đến từ:
- Bối cảnh của tổ chức: Tình hình kinh tế, xã hội, chính trị, văn hóa.
- Các bên quan tâm: Luật pháp, khách hàng, cộng đồng, nhân sự…
Xem thêm: Điều khoản 4.1 ISO 9001 ; Điều khoản 4.2 ISO 9001
Hành động có thể thực hiện
Để giải quyết điều khoản 6.1 trong ISO 9001. Bạn có thể sử dụng mô hình SWOT và PESTLE, họp nội bộ, thảo luận nhóm, đại hội cổ đông, ma trận hệ quả và khả năng xảy ra… để xem xét các vấn đề quan trọng có ảnh hưởng tới QMS.
Trong khuôn khổ bài viết này, PAMV sẽ sử dụng ma trận hệ quả và khả năng xảy ra
| Thường xuyên | Có khả năng | Thỉnh thoảng | Hiếm khi |
| Chắc chắn xảy ra, đang xảy ra hàng ngày | Có thể xảy ra nếu tổ chức không có biện pháp kiểm soát | Sẽ xảy ra nếu: có yếu tố tác động mà không lường trước được (nhà cung cấp tạm ngừng, máy móc thiết bị hỏng…) | Rất khó xảy ra: Thường chỉ xảy ra khi có tác động bất ngờ (bất ổn chính trị, thiên tai, bạo loạn…) |
| STT | Nhận diện rủi ro | Bên quan tâm | Đánh giá rủi ro | ||||
| Bên ngoài | Bên trong | Đối tượng | Yêu cầu | Xác suất | Hệ quả | Điểm số | |
| 1 | Xã hội: Dịch Covid 19 | Khách hàng | An toàn trong hoạt động giao dịch | 4 | 4 | 16 | |
| Nhân viên Công ty | |||||||
| 2 | Khách hàng |
Giao hàng đúng hẹn |
3 | 4 | 12 | ||
2. Điều khoản 6.1.2 ISO 9001:2015
Yêu cầu của tiêu chuẩn
Tổ chức phải hoạch định được
- Hành động giải quyết rủi ro và cơ hội đã xác định được tại 6.1.1;
- Tích hợp các hành động vào các quá trình của QMS (mua hàng, sản xuất, đào tạo…);
- Xem xét hiệu lực của những hành động này (xem xét định kỳ hoặc kết hợp đánh giá nội bộ, xem xét của lãnh đạo…).
Các hành động giải quyết có thể là:
- Tránh rủi ro bằng cách không tiếp tục thực hiện quá trình có thể xảy ra rủi ro.
- Loại bỏ rủi ro bằng cách sử dụng thủ tục dạng văn bản hỗ trợ nhân viên ít kinh nghiệm.
- Chấp nhận rủi ro để theo đuổi cơ hội, tung ra sản phẩm mới, thị trường mới.
- Chia sẻ rủi ro.
Hướng dẫn thực hiện hành động giải quyết rủi ro và cơ hội
3. Cần có thủ tục dạng văn bản cho điều khoản 6.1 ISO 9001
Trong tiêu chuẩn không có yêu cầu thành lập một quy trình quản lý rủi ro hoặc một bản ma trận đánh giá và quản lý rủi ro. Bằng chứng cho điều khoản này có thể tồn tại:
- Biên bản họp nội bộ về các vấn đề và thách thức doanh nghiệp đang gặp phải: nguồn cung nguyên vật liệu khan hiếm, yêu cầu khắt khe về chất lượng sản phẩm của khách hàng.
- Phân tích đối thủ cạnh tranh: đưa ra biện pháp cải tiến công nghệ, năng cao năng lực sản xuất, đào tạo đội ngũ chăm sóc khách hàng…
- Biện pháp xử lý các vấn đề tích hợp trong các thủ tục: Mua hàng (định kỳ tìm kiếm phê duyệt thêm nhà cung cấp), kiểm tra chất lượng (áp dụng biện pháp lấy mẫu ngẫu nhiên lô hàng trước khi giao hàng)…
Mặc dù vậy để có thể thuận tiện theo dõi và đánh giá hiệu lực các hành động xử lý rủi ro. Một bảng phân tích và thực hiện như hình trên có thể là dữ liệu cần thiết giúp cho việc cải tiến QMS.
