Điều khoản 5.3 ISO 9001:2015: Sơ đồ tổ chức, phân công trách nhiệm quyền hạn, bản mô tả công việc, hướng dẫn công việc…. Quyết định thành lập ban ISO, trách nhiệm theo dõi và báo cáo từng hạng mục là những nội dung của điều khoản này.
Nội dung bài viết
1. Mục đích của điều khoản 5.3 tiêu chuẩn ISO 9001:2015
1.1 Nhân sự và phòng ban hiểu rõ vai trò trong hệ thống
Trong một tổ chức nói chung và trong QMS nói riêng. Chúng ta phải thống nhất một quan điểm rằng nếu không có sự phân công vai trò và trách nhiệm:
- Các bộ phận, cá nhân không rõ mình phải đảm nhiệm những công việc gì.
- Có những công việc sẽ bình chồng chéo. Và có những công việc không có ai đảm nhiệm.
1.2 Đảm bảo tính hiệu lực và kết quả dự kiến
- Lãnh đạo không thể nào luôn giám sát hoạt động của mọi bộ phận và cá nhân được. Phải có người thay thế lãnh đạo thực hiện công việc đó.
- Trưởng bộ phận, thành viên trong ban ISO sẽ giám sát các hoạt động được phân công. Họ là người chịu trách nhiệm dưới cơ sở.
1.3 Quyền hạn có thể ủy quyền, nhưng trách nhiệm giải trình thuộc về lãnh đạo cao nhất
Lãnh đạo cao nhất cần ủy quyền cho đối tượng thích hợp như phần 1.2. Họ có thể là người sẽ ra quyết định khi lãnh đạo trao quyền và báo cáo với lãnh đạo về quá trình và kết quả của hành động.
2. Cần làm gì để thỏa mãn yêu cầu điều khoản 5.3
2.1 Ban hành sơ đồ tổ chức và chức năng quyền hạn trong Công ty
- Sơ đồ tổ chức cần thể hiện vai trò và sự tương tác giữa các bộ phận trong công ty. Sơ đồ tổ chức cũng thể hiện quy định việc trao đổi thông tin giữa các cấp.
- Chức năng và quyền hạn: Thể hiện rõ trách nhiệm của bộ phận và quyền lợi đi kèm.
2.2 Xây dựng bản mô tả công việc
Bản mô tả công việc cần nêu rõ
- Mục đích công việc.
- Tương tác trong công việc.
- Trách nhiệm và bằng chứng công việc.
- Yêu cầu cần có cho vị trí công việc: trình độ học vấn, năng lực, kinh nghiệm…
2.3 Quyết định thành lập ban ISO và phân công trách nhiệm
Ban ISO hoạt động với những chức năng chính:
- Xây dựng quy trình hệ thống quản lý: đánh giá nội bộ, xem xét của lãnh đạo, hành động khắc phục…
- Lập kế hoạch và thực hiện đánh giá nội bộ
- Báo cáo và giải trình lãnh đạo cao nhất về QMS.
Xem thêm chi tiết trách nhiệm ban ISO: tại đây
3. Một số điểm lưu ý khi phân công trách nhiệm và quyền hạn
3.1 Tránh chồng chéo
Như đã đề cập việc phân công trách nhiệm trong sơ đồ tổ chức và trong ban ISO cần thực hiện nhất quán “tránh chồng chéo”.
- Theo dõi mục tiêu chất lượng: Các bộ phận tự thực hiện.
- Theo dõi “hướng vào khách hàng”: bộ phận dịch vụ khách hàng/ kinh doanh hoặc chất lượng.
- Theo dõi kết quả thực hiện QMS: Ban ISO.
- Theo dõi “sự thay đổi ảnh hưởng tới tính toàn vẹn của hệ thống”: Ban lãnh đạo, Hội đồng quản trị.
3.2 Sẵn sàng kiêm nhiệm
Hạn chế về nhân sự (thiếu người đảm nhiệm): Sự kiêm nhiệm là không tránh khỏi, vì vậy bạn cần sẵn sàng chuẩn bị cho tình huống này nếu không muốn hệ thống bị thiếu hụt.
Xem thêm: Điều khoản 5.2
